Cách xác định nhu cầu đào tạo hiệu quả cho doanh nghiệp

Xác định nhu cầu đào tạo là bước cơ bản giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình phát triển nguồn nhân lực hiệu quả. Khi hiểu rõ khoảng cách kỹ năng, mục tiêu tăng trưởng và những vấn đề đang cản trở hiệu suất, bạn có thể thiết kế các khóa học bám sát thực tế, hỗ trợ nhân viên nâng cao năng lực và tạo ra giá trị bền vững. Hãy cùng MONA SkillHub đi sâu vào các phương pháp xác định nhu cầu đào tạo của nhân sự ở bài viết dưới dây.

Xác định nhu cầu đào tạo là gì?

Đào tạo (Training) là chuỗi hoạt động hay các chương trình được doanh nghiệp triển khai nhằm trang bị cho nhân viên những kỹ năng và kiến thức mới, giúp họ làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Việc xác định nhu cầu đào tạo nội bộ tập trung vào việc nhận diện những kỹ năng còn thiếu, những kiến thức nhân viên chưa nắm vững và các yếu tố đặc thù của tổ chức để từ đó xây dựng chương trình phù hợp.

Có 6 phương pháp xác định nhu cầu đào tạo của nhân sự thường được doanh nghiệp sử dụng khi phân tích nhu cầu đào tạo:

• Quan sát thực tế: Theo dõi trực tiếp quy trình làm việc của cá nhân hoặc phòng ban để nhận diện các thao tác kém hiệu quả.
• Khảo sát: Thu thập ý kiến thông qua phiếu khảo sát giấy hoặc biểu mẫu trực tuyến.
• Phỏng vấn: Trao đổi sâu với nhân viên và quản lý để thấu hiểu nguyện vọng và khó khăn thực tế.
• Nghiên cứu tài liệu: Phân tích bản mô tả công việc, báo cáo, hoặc tài liệu đào tạo cũ để tìm ra các tiêu chuẩn cần đạt.
• Sử dụng công nghệ: Tận dụng dữ liệu từ phần mềm quản lý công việc hoặc hệ thống LMS để đánh giá năng lực khách quan.
• Phân tích dữ liệu từ quá khứ: Xem xét các chỉ số KPI, báo cáo lỗi sai hoặc phản hồi khách hàng trong quá khứ để tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

Có thể nói, xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên là nền tảng của mọi chiến lược phát triển nhân sự. Nếu bước này thực hiện sai, doanh nghiệp bạn không chỉ lãng phí thời gian và ngân sách mà còn có thể tạo ra sự phản đối từ nhân viên, ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần và văn hóa doanh nghiệp.

Lý do cần xác định nhu cầu đào tạo nội bộ

Việc xác định nhu cầu đào tạo không chỉ là bước khởi đầu mà còn là chìa khóa để bảo đảm mọi chương trình đào tạo đều mang lại giá trị thực tế cho doanh nghiệp. Thông qua các phương pháp phù hợp, nhà quản trị sẽ đạt được những lợi ích sau:

Dễ dàng thiết kế các chương trình đào tạo phù hợp

Kiến thức và năng lực của mỗi nhân viên luôn khác nhau và từng phòng ban cũng có yêu cầu riêng về chuyên môn, kỹ năng mềm. Vì vậy, doanh nghiệp cần khảo sát và phân tích kỹ lưỡng trước khi xây dựng chương trình đào tạo, nhằm bảo đảm nội dung thật sự phù hợp với nhu cầu của đội ngũ. Chỉ khi khoá học cung cấp các kiến thức hoặc kỹ năng mà nhân viên đang cần cải thiện, họ mới chủ động tham gia, học tập tích cực và tương tác hiệu quả.

Xác định kịp thời các khó khăn

Khi xác định nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp không chỉ phân tích các yếu tố nội bộ mà còn cần đánh giá cả những xu hướng, thách thức từ thị trường bên ngoài. Cách tiếp cận này giúp bộ phận nhân sự nhận diện sớm các rủi ro và khoảng trống năng lực mà công ty có thể phải đối mặt. Từ đó, doanh nghiệp mới có thể chủ động có những phương pháp đào tạo phù hợp để nâng cao tính cạnh tranh cho công ty.

Giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đào tạo đề ra

Doanh nghiệp chỉ có thể đạt được mục tiêu đào tạo khi xác định đúng những gì đội ngũ đang thiếu. Việc nhận diện rõ khoảng trống về kỹ năng chuyên môn và kiến thức nghiệp vụ giúp bộ phận nhân sự xây dựng các chương trình học thực sự phù hợp và mang lại hiệu quả rõ rệt trong quá trình phát triển nhân lực.

Khi nào doanh nghiệp cần đặt ra nhu cầu đào tạo?

Việc xác định nhu cầu đào tạo nội bộ không nên diễn ra rời rạc mà cần được thực hiện vào những thời điểm mang tính chiến lược để bảo đảm tính phù hợp và hiệu quả. Dưới đây là những tình huống mà doanh nghiệp bắt đầu xem xét đặt ra nhu cầu đào tạo:

• Sau các kỳ đánh giá hiệu suất làm việc: Mỗi kỳ đánh giá hiệu suất là dịp để so sánh năng lực thực tế của nhân viên với mục tiêu công việc. Khi xuất hiện khoảng cách rõ ràng, đó chính là tín hiệu cho thấy doanh nghiệp cần rà soát và bổ sung nội dung đào tạo.
• Khi áp dụng quy trình hoặc chiến lược mới: Mọi thay đổi về mô hình kinh doanh, quy trình vận hành hay định hướng phát triển đều yêu cầu đội ngũ nhân viên thích nghi nhanh chóng. Xác định nhu cầu đào tạo của nhân sự trong giai đoạn này giúp doanh nghiệp phổ cập kiến thức đồng bộ, đảm bảo hoạt động vận hành trơn tru.
• Khi công nghệ, pháp luật hoặc cơ cấu tổ chức thay đổi: Các thay đổi từ môi trường bên ngoài như cập nhật công nghệ, điều chỉnh quy định pháp luật hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp đều cần xây dựng chương trình đào tạo để đáp ứng những yêu cầu cần thiết.
• Khi doanh nghiệp muốn phát triển đội ngũ kế thừa hoặc nâng cao năng lực quản lý: Đào tạo không chỉ giúp khắc phục hạn chế hiện tại mà còn là nền tảng để chuẩn bị cho tương lai. Doanh nghiệp cần xác định rõ những năng lực cần bồi dưỡng để xây dựng đội ngũ kế thừa chất lượng.

Có thể thấy, trong mỗi giai đoạn phát triển đều có những mục tiêu và thách thức khác nhau, khiến nhu cầu đào tạo liên tục thay đổi. Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động theo dõi và cập nhật nhu cầu đào tạo, thay vì chỉ phản ứng khi vấn đề đã xuất hiện.

Cách xác định nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp

Để đảm bảo hoạt động đào tạo vừa đáp ứng nhu cầu cá nhân, vừa phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức, doanh nghiệp cần một quy trình đánh giá bài bản. Dưới đây là quy trình 4 bước trong cách xác định nhu cầu đào tạo, giúp doanh nghiệp triển khai hiệu quả và nhất quán hơn:

Phân tích nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp

Mục tiêu cốt lõi của đào tạo nội bộ là nâng cao năng suất làm việc và tạo điều kiện để nhân viên phát triển trong tương lai. Vì vậy, nhu cầu đào tạo phải được xác định dựa trên thực trạng của tổ chức và định hướng phát triển trong các giai đoạn tiếp theo.

Thông thường, doanh nghiệp có thể dựa vào ba nhóm mục tiêu sau:

• Mục tiêu ngắn hạn: Những kết quả cần đạt trong vòng 1 năm.
• Mục tiêu trung hạn: Các định hướng trong khoảng 1–3 năm.
• Mục tiêu dài hạn: Mục tiêu phát triển từ 3 năm trở lên.

Việc phân tích nhu cầu đào tạo phải bám sát mục tiêu chung, đồng thời đáp ứng đúng các yêu cầu chiến lược. Theo đó, nhà quản trị nhân sự cần lưu ý một số yếu tố quan trọng gồm:

• Nhu cầu đào tạo phải gắn liền với chiến lược phát triển của tổ chức.
• Lãnh đạo cần xác định rõ mục tiêu của từng chương trình đào tạo, nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ chuyên gia khi cần thiết.
• Doanh nghiệp phải phân bổ nguồn lực phù hợp để bảo đảm hoạt động đào tạo diễn ra hiệu quả.
• Môi trường làm việc có thể tác động trực tiếp đến khả năng tiếp thu và triển khai đào tạo.
• Nhân viên phải nhận được giá trị thực tế từ chương trình đào tạo.
• Kết quả đào tạo cần được theo dõi, đo lường và đánh giá định kỳ.

Phân tích yêu cầu của công việc và trình độ của nhân sự

Việc phân tích yêu cầu công việc và đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên là bước then chốt trong quá trình xác định nhu cầu đào tạo. Để thu thập dữ liệu một cách khách quan và chính xác, doanh nghiệp có thể triển khai các khảo sát nội bộ xoay quanh những kỹ năng cần thiết cho vị trí và mức độ đáp ứng của nhân viên.

Nội dung khảo sát nên tập trung làm rõ các điểm sau:

• Năng lực chuyên môn hiện tại của đội ngũ nhân viên doanh nghiệp bạn.
• Những kỹ năng họ mong muốn được rèn luyện và nâng cao.
• Các kỹ năng mới mà nhân viên kỳ vọng được bổ sung trong tương lai.
• Hiệu suất làm việc của nhân viên ở thời điểm hiện tại.
• Mong muốn và định hướng nghề nghiệp của họ trong thời gian tới.

-> Khám phá: Các tiêu chí đánh giá nhân sự hiệu quả nhất cho nhà quản trị

Phân tích kỹ năng hiện tại của nhân viên

Phân tích năng lực hiện tại của nhân viên giúp nhà quản trị nhận diện rõ điểm mạnh và điểm còn hạn chế của từng cá nhân. Dựa trên những thông tin này, bộ phận nhân sự có thể xác định nhu cầu đào tạo một cách chính xác và xây dựng kế hoạch phù hợp nhằm phát huy thế mạnh, đồng thời cải thiện những kỹ năng còn thiếu.

Để đánh giá năng lực một cách toàn diện, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp sau:

• Phân tích dữ liệu từ hồ sơ và tài liệu nhân sự nội bộ.
• Trực tiếp quan sát quá trình làm việc của nhân viên.
• Phỏng vấn trực tiếp hoặc trực tuyến thông qua bộ câu hỏi chuẩn hóa.

Trong trường hợp cần khảo sát số lượng lớn nhân viên thuộc nhiều phòng ban, nhà quản trị có thể triển khai biểu mẫu khảo sát trực tuyến trên hệ thống nội bộ để thu thập dữ liệu nhanh và đồng nhất hơn.

Xác định rõ ràng mục tiêu đào tạo và phát triển

Sau khi hoàn tất việc khảo sát và phân tích các yếu tố quan trọng, doanh nghiệp có thể dựa trên dữ liệu thu thập được để xác định rõ nhu cầu đào tạo và định hướng phát triển phù hợp cho nhân viên.

Để triển khai hiệu quả, lãnh đạo và bộ phận nhân sự cần xem xét các câu hỏi trọng tâm sau:

• Những kỹ năng nào nhân viên thực sự cần được đào tạo?
• Kỹ năng nào cần ưu tiên triển khai trước?
• Đối tượng cụ thể nào sẽ tham gia chương trình đào tạo?
• Số lượng nhân viên cần đào tạo là bao nhiêu?
• Thời điểm nào phù hợp để tổ chức chương trình?
• Nội dung khóa đào tạo bao gồm những phần nào?

Việc phân tích kỹ từng hạng mục giúp hoạt động đào tạo trở nên chính xác, bám sát nhu cầu thực tế và mang lại hiệu quả cao. Đồng thời, ban lãnh đạo cũng có cơ sở rõ ràng để đánh giá và đo lường hiệu quả trước và sau khi chương trình được áp dụng trong doanh nghiệp.

-> Đọc thêm ngay: L&D là gì? Vai trò cốt yếu của đào tạo và phát triển trong doanh nghiệp

Đảm bảo hiệu quả đào tạo với phần mềm MONA SkillHub

Sau khi xác định được nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp cần triển khai các chương trình đào tạo nội bộ phù hợp để đảm bảo nhân viên không chỉ phát triển kỹ năng mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của công ty. Phần mềm đào tạo nội bộ MONA SkillHub chính là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống đào tạo bài bản và hiệu quả.

MONA SkillHub chính là công cụ giúp giải quyết triệt để bài toán đào tạo và tạo ra một hệ sinh thái quản trị xuyên suốt cho doanh nghiệp, từ việc triển khai chương trình đào tạo đến theo dõi và đánh giá hiệu quả học tập của nhân viên.

Các tính năng nổi bật của MONA SkillHub:

• Chống tua video: Đảm bảo người học tiếp thu đầy đủ nội dung bằng cách ngăn việc tua video trong lần xem đầu tiên.
• Học theo lộ trình: Lộ trình học được thiết kế khoa học, yêu cầu người học phải học đúng thứ tự, tự động khóa nếu học sai để tránh bỏ sót kiến thức nền.
• Tùy chỉnh tỷ lệ hoàn thành: Doanh nghiệp có thể thiết lập yêu cầu hoàn thành tối thiểu 80–100% mới tính là hoàn thành khóa học, đảm bảo tính nghiêm túc trong đào tạo.
• Giao khóa học & đặt deadline: Chỉ định nhân viên học các khóa học cụ thể và yêu cầu hoàn thành trong thời gian quy định.
• Kiểm tra định kỳ – cấp/gia hạn chứng chỉ: Tổ chức kỳ thi tự động để cấp chứng chỉ hoặc gia hạn chứng chỉ, đảm bảo nhân viên duy trì năng lực chuyên môn.
• Nhắc học tự động: Gửi thông báo nhắc nhở nhân viên khi có khóa học mới, sắp hết hạn hoặc chưa hoàn thành, giúp quản lý việc học hiệu quả.
• Chống gian lận học tập: Chỉ người có quyền truy cập mới được học, cùng các câu hỏi ngẫu nhiên và nhắc nhở nếu người học không tương tác, bảo vệ tính công bằng trong đào tạo.

Kết quả thực tế khi ứng dụng MONA SkillHub tại MONA Software:

• MONA đã triển khai MONA SkillHub từ việc onboard nhân viên mới đến nâng cao kỹ năng chuyên môn cho các bộ phận.
• Giữ chân nhân sự chủ lực và phát triển đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao, giúp duy trì sự ổn định và tăng trưởng bền vững.
• Xây dựng văn hóa “tự học – tự cải thiện – tự lan tỏa” trong đội ngũ, khuyến khích nhân viên chủ động phát triển bản thân và chia sẻ kiến thức với đồng nghiệp.

Liên hệ với MONA qua Hotline 1900 636 648 để được tư vấn chi tiết về cách MONA SkillHub có thể giúp doanh nghiệp bạn triển khai đào tạo nội bộ hiệu quả, phát triển đội ngũ nhân sự mạnh mẽ và xây dựng nền tảng học tập bền vững.

Việc xác định nhu cầu đào tạo là nền tảng để mọi chương trình phát triển nhân sự đạt được hiệu quả như kỳ vọng. Khi doanh nghiệp đánh giá đúng thực trạng, hiểu rõ mục tiêu và lựa chọn phương pháp phân tích phù hợp, hoạt động đào tạo sẽ mang lại giá trị thiết thực cho tổ chức. Đừng quên liên hệ MONA SkillHub ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp phù hợp và tối ưu hóa chiến lược phát triển nhân sự của bạn.

-> Xem thêm các bài viết liên quan:

• Tìm hiểu 10 cách quản lý nhân sự hữu ích cho nhà quản trị
• Các bước xây dựng quy trình đào tạo bài bản cho doanh nghiệp
• Cập nhật quy định về chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp hiện nay