Quy trình đào tạo là gì? Các bước xây dựng quy trình đào tạo hiệu quả

Quy trình đào tạo là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp phát triển năng lực đội ngũ và nâng cao hiệu suất. Để đào tạo thực sự hiệu quả, doanh nghiệp cần một quy trình rõ ràng, khoa học và có thể ứng dụng linh hoạt vào thực tế. Bài viết này của MONA SkillHub sẽ giúp doanh nghiệp bạn hiểu quy trình đào tạo là gì và giới thiệu 5 bước xây dựng quy trình đào tạo bài bản, tối ưu chi phí – thời gian và tạo chuyển đổi rõ rệt trong chất lượng nhân sự.

Quy trình đào tạo là gì?

Quy trình đào tạo là một loạt các bước được thiết kế và triển khai có hệ thống, nhằm đảm bảo chương trình đào tạo mang lại hiệu quả thực tiễn. Thông qua khung chương trình đào tạo nhân viên, doanh nghiệp có thể giúp đội ngũ nhân sự phát triển kỹ năng, điều chỉnh thái độ và hoàn thiện hành vi để đáp ứng yêu cầu công việc cụ thể.

-> Cập nhật ngay: Quy định về chi phí đào tạo nhân sự năm 2025

Đối tượng nhân sự cần được đào tạo là ai?

Việc xác định đúng đối tượng đào tạo là bước đầu tiên và quan trọng nhất trước khi triển khai bất kỳ chương trình đào tạo nhân sự nào. Những nhân sự được lựa chọn cần đáp ứng một số tiêu chí nhất định, có tiềm năng phát triển và phù hợp với mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến. Bạn có thể dựa trên các yếu tố như nhu cầu học tập, động lực phát triển, khả năng tiếp thu và định hướng nghề nghiệp,… để lựa chọn người phù hợp.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo nguyên tắc “đào tạo đúng người, đúng việc”, nghĩa là nội dung quy trình đào tạo nhân viên phải tương thích với năng lực, vị trí và mong muốn của từng cá nhân. Điều này giúp chương trình phát huy tối đa hiệu quả, tránh lãng phí thời gian và chi phí cho những khóa học không mang lại giá trị thực tế.

Vai trò của quy trình đào tạo

Việc thiết lập một quy trình đào tạo nội bộ không chỉ là một hoạt động nhân sự mang tính đối phó, mà còn là một chiến lược đầu tư dài hạn quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Dưới đây là những vai trò và lợi ích then chốt mà một quy trình đào tạo của doanh nghiệp mang lại mà MONA SkillHub muốn chia sẻ đến bạn.

Vai trò của quy trình đào tạo đối với nhân sự

Xây dựng quy trình đào tạo cũng mang lại nhiều giá trị cho nhân sự, đặc biệt là nhân viên mới:

• Sự tự tin và động lực làm việc: Khi được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng, nhân viên sẽ tự tin hơn trong công việc, cảm thấy mình có giá trị và gắn bó hơn với tổ chức. Đồng thời, việc phát triển cả chuyên môn và kỹ năng mềm giúp họ làm việc hiệu quả, chủ động và dễ dàng thích ứng trước mọi thay đổi.
• Cơ hội khen thưởng và thăng tiến: Khi được đào tạo bài bản, nhân viên nâng cao hiệu suất và nhanh chóng chứng minh được năng lực. Họ phát triển thêm kỹ năng quản lý, tư duy chiến lược và tích lũy chứng chỉ chuyên môn, từ đó mở rộng cơ hội được ghi nhận, khen thưởng và thăng tiến trong doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp

Quy trình đào tạo nhân sự không chỉ mang lại lợi ích trực tiếp cho đội ngũ nhân viên mà còn tạo ra giá trị bền vững cho chính doanh nghiệp. Một chương trình đào tạo được xây dựng bài bản sẽ giúp doanh nghiệp:

• Giảm áp lực quản lý: Khi nhân viên được trang bị đầy đủ kỹ năng và kiến thức chuyên môn, họ có thể tự tin, chủ động hoàn thành công việc. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Hạn chế lãng phí nguồn lực: Quy trình đào tạo hiệu quả giúp nhân viên làm việc chính xác, giảm thiểu sai sót, qua đó hạn chế tổn thất và tối ưu hiệu suất vận hành.
• Tăng cường sự gắn bó: Các chương trình đào tạo nội bộ sẽ giúp nhân sự cảm thấy được quan tâm, được đầu tư phát triển. Qua đó giúp tăng tính kết nối và giúp doanh nghiệp duy trì đội ngũ ổn định, giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo mới.

Quy trình đào tạo bài bản, chuyên nghiệp

Trên thực tế, quy trình đào tạo nhân sự luôn cần được tùy chỉnh linh hoạt, dựa trên quy mô, cơ cấu, cũng như thực trạng và nhu cầu phát triển của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hệ thống và hiệu quả, mọi doanh nghiệp đều cần một khung chương trình đào tạo nhân viên cơ bản, cụ thể như MONA SkillHub chia sẻ trong phần dưới đây.

Đánh giá nhu cầu đào tạo

Bước đầu tiên là xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên. Doanh nghiệp cần phân tích rõ mục tiêu dài hạn của tổ chức và kỳ vọng cụ thể đối với đội ngũ. Ở giai đoạn này, phòng nhân sự đóng vai trò trung tâm trong việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, so sánh với các tiêu chuẩn mong muốn và nhận diện những tiêu chuẩn cần cải thiện.

Có 3 cách tiếp cận được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay là:

• Phân tích tổ chức: Đây là bước xem xét mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp và kết quả mà công ty mong muốn đạt được. Mục tiêu là xác định liệu quy trình đào tạo có phù hợp và hỗ trợ hiệu quả cho định hướng phát triển chung hay không.
• Phân tích khả năng thực hiện: Mỗi vị trí đều đòi hỏi sự kết hợp giữa nhiều kỹ năng và nhiệm vụ khác nhau. Việc phân tích sẽ giúp nhận diện rõ những kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết để nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả và nhanh chóng.
• Phân tích con người: Yếu tố con người luôn là trung tâm của việc xây dựng quy trình đào tạo. Thông qua bước này, doanh nghiệp có thể đánh giá năng lực của nhân viên, mức độ đáp ứng yêu cầu công việc và khả năng phát triển để hướng tới các mục tiêu chung của tổ chức.

-> Xem thêm ngay: Các tiêu chí đánh giá nhân sự mà doanh nghiệp cần biết

Xác định mục tiêu đào tạo

Xác định mục tiêu đào tạo chính là kim chỉ nam định hướng toàn bộ quá trình xây dựng quy trình đào tạo nội bộ:

• Lựa chọn nội dung phù hợp: Chỉ tập trung vào những kiến thức và kỹ năng cần thiết để đạt được kết quả mong muốn.
• Lựa chọn phương pháp giảng dạy hiệu quả: Dựa trên cấp độ mục tiêu mà chương trình đào tạo sẽ đòi hỏi những phương pháp giảng dạy khác nhau.
• Đánh giá hiệu quả quy trình đào tạo: Mức độ hoàn thành mục tiêu chính là thước đo quan trọng để đánh giá hiệu quả của toàn bộ chương trình.

Để xác định rõ ràng các mục tiêu, doanh nghiệp có thể  trả lời các câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp bạn muốn nhân sự đạt được gì sau khóa đào tạo?
• Các kỹ năng và kiến thức mà nhân viên cần được trang bị là gì?
• ….

Thiết kế chương trình đào tạo

Sau khi đã xác định được đối tượng và mục tiêu đào tạo, bước tiếp theo là lập kế hoạch triển khai. Doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường học tập phù hợp, khuyến khích sự tham gia của nhiều người để duy trì bầu không khí thoải mái, cởi mở.

Trước khi thiết kế quy trình đào tạo, bạn cần làm rõ các số yếu tố quan trọng sau đây:

• Người đào tạo: Là người dẫn dắt và định hướng toàn bộ quá trình học tập, có thể là giảng viên nội bộ, chuyên gia, nhà quản lý hoặc cố vấn bên ngoài, tùy thuộc vào nội dung và mục tiêu của khóa học.
• Người được đào tạo: Cần xác định rõ ai là đối tượng phù hợp để phát triển năng lực. Việc lựa chọn nên dựa trên năng lực hiện tại, nguyện vọng cá nhân và định hướng phát triển của nhân sự.
• Phương pháp đào tạo: Người phụ trách đào tạo cần nắm rõ hồ sơ, trình độ và nhu cầu của học viên để lựa chọn phương pháp phù hợp nhất. Nội dung đào tạo phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, đảm bảo tính thực tiễn và phù hợp với lĩnh vực chuyên môn.

-> Tham khảo: Vai trò và các nội dung đào tạo doanh nghiệp phổ biến

Triển khai chương trình đào tạo

Để triển khai quy trình đào tạo hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu hỗ trợ giảng dạy:

• Outline khóa học: Tóm tắt các nội dung chính sẽ được truyền đạt trong chương trình.
• Agenda: Lịch trình chi tiết của khóa học, gồm khung giờ và hoạt động tương ứng.
• Checklist: Danh sách các dụng cụ cần sử dụng trong quá trình đào tạo như bảng viết, bút lông, laser pointer,…
• Leader Guide: Giáo án chi tiết dành cho giảng viên, bao gồm nội dung trình bày, hoạt động minh họa và các công cụ hỗ trợ cần thiết.

Sau khi hoàn tất khâu chuẩn bị, chương trình đào tạo nội bộ sẽ diễn ra qua hai giai đoạn:

• Pilot Training: Tổ chức buổi đào tạo thử cho một nhóm nhỏ nhằm đánh giá tính phù hợp và hiệu quả của chương trình.
• Official Training: Triển khai đào tạo chính thức trên quy mô rộng hơn, dựa trên kết quả điều chỉnh từ buổi thử nghiệm.

Đo lường và đánh giá hoạt động đào tạo

Đánh giá hiệu quả là bước cuối cùng nhằm xác định quy trình đào tạo có đạt được mục tiêu đã đề ra hay không. Cụ thể, doanh nghiệp có thể thực hiện thông qua nhiều phương pháp khác nhau:

• Khảo sát học viên: Thu thập ý kiến phản hồi về nội dung, hình thức và mức độ hữu ích của khóa học.
• Bài kiểm tra: Đo lường mức độ tiếp thu kiến thức và kỹ năng sau đào tạo.
• Đánh giá giảng viên: Xem xét khả năng truyền đạt, phương pháp giảng dạy và mức độ tương tác của người đào tạo.
• Theo dõi kết quả công việc: Quan sát cách học viên áp dụng kiến thức vào thực tế, từ đó đánh giá tác động lâu dài của toàn bộ quy trình đào tạo nhân viên.

MONA SkillHub – Nền tảng số hóa quy trình đào tạo cho doanh nghiệp

Trong quá trình gần 10 năm làm việc với nhiều mô hình doanh nghiệp khác nhau, MONA SkillHub nhận ra rằng phần lớn tổ chức đều hiểu tầm quan trọng của đào tạo. Tuy nhiên, việc thiếu một hệ thống quản lý đủ linh hoạt – thống nhất – đo được hiệu quả khiến đào tạo trở thành gánh nặng thay vì lợi thế.

Phần mềm đào tạo nội bộ MONA SkillHub được xây dựng để thay đổi điều đó. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp triển khai đào tạo một cách chủ động, đồng bộ và có chỉ số đánh giá rõ ràng.

Những điểm mạnh nổi bật của phần mềm MONA SkillHub:

• Chống tua video trong lần xem đầu tiên để đảm bảo tiếp thu trọn vẹn nội dung.
•  Lộ trình học được thiết lập theo đúng trình tự và khóa chặt khi đi sai bước.
• Thiết lập tỉ lệ hoàn thành bài học linh hoạt theo yêu cầu đánh giá.
• Giao bài học cho từng nhân sự và theo dõi sát tiến độ trước deadline.
• Tự động lên lịch kiểm tra, gia hạn chứng chỉ theo chu kỳ năng lực.
• Hệ thống thông báo hỗ trợ nhắc học đúng thời điểm.
• Cơ chế bảo mật nội dung và hạn chế mọi hành vi học “qua loa”, gian lận.

Khi áp dụng MONA SkillHub, mọi hoạt động đào tạo của chúng tôi được tổ chức theo một quy trình rõ ràng và thống nhất. Nhờ vậy, nhân sự mới nhanh chóng hòa nhập, đội ngũ hiện tại được cập nhật kỹ năng liên tục và cấp quản lý có dữ liệu cụ thể để theo dõi tiến độ, đánh giá năng lực.

=> Chúng tôi không chỉ tiết kiệm nguồn lực đào tạo mà còn sở hữu một môi trường làm việc đề cao tinh thần học hỏi và phát triển lâu dài.

DOANH NGHIỆP BẠN CÓ THỂ KHÁM PHÁ THÊM CÁCH MONA ĐÀO TẠO NHÂN SỰ TẠI ĐÂY:

Đầu tư vào đào tạo chính là đầu tư cho tương lai doanh nghiệp. Hãy để MONA SkillHub trở thành nền tảng tạo ra đội ngũ mạnh từ bên trong. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline 1900 636 648 để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất nhé!

Có thể thấy, một quy trình đào tạo được xây dựng bài bản sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực nhân sự, đảm bảo mọi vị trí đều thực thi đúng mục tiêu và góp phần tăng trưởng bền vững. Khi đào tạo được chuẩn hóa và đo lường hiệu quả, doanh nghiệp vừa tiết kiệm nguồn lực, vừa tạo ra đội ngũ chủ động học hỏi và sẵn sàng thích ứng với thay đổi. Hy vọng những thông tin mới được MONA SkillHub chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với doanh nghiệp bạn.

-> Đọc thêm các bài viết hữu ích:

• Top phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu hiện nay
• Văn hóa doanh nghiệp là gì? Các bước xây dựng hiệu quả
• Lợi ích của Elearning cho doanh nghiệp trong thời đại 4.0