Onboarding là gì? Quy trình đào tạo hội nhập nhân sự mới hiệu quả

Onboarding trong doanh nghiệp là một quy trình quan trọng đối với nhân viên mới lẫn doanh nghiệp. Quá trình này không chỉ là một phần trong quản lý nhân sự mà còn là cách để nhân viên mới cảm thấy được chào đón và sẵn sàng thích nghi với môi trường của doanh nghiệp. Vậy onboarding là gì? Quy trình nhập môn cho nhân viên mới bao gồm những bước nào? Hãy cùng MONA SkillHub giải mã tất tần tật thông tin về quy trình onboard qua bài viết sau đây.

Onboarding là gì?

Onboarding là quá trình dẫn dắt nhân viên mới vào làm việc tại một tổ chức, doanh nghiệp, giúp họ hòa nhập và thích nghi với môi trường làm việc mới. Doanh nghiệp sẽ cung cấp một loạt thông tin, quy định, hoạt động nhằm giúp nhân viên mới nhanh chóng hiểu về văn hóa doanh nghiệp, nhiệm vụ công việc và quy định công ty.

Onboard trong nhân sự bắt đầu khi nhân viên mới bắt đầu làm việc tại môi trường mới và thường kéo dài trong vài ngày đến vài tuần. Ở giai đoạn này, nhân sự mới sẽ được giới thiệu với các thành viên khác trong bộ phận, các phòng ban liên quan và được hướng dẫn về vị trí làm việc, nhiệm vụ và quy trình công việc hệ thống, đào tạo sử dụng các công cụ liên quan.

Mục đích của quy trình onboarding nhân viên mới là giúp họ nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc mới, xây dựng các mối quan hệ tích cực và giúp nhân sự cảm thấy được chào đón, tự tin làm việc, phát huy năng lực tối đa ngay từ giai đoạn đầu.

-> Đừng bỏ lỡ: Quy trình đào tạo nhân viên mới từ A-Z cho doanh nghiệp

Lợi ích của hoạt động Onboarding trong doanh nghiệp

Vai trò của hoạt động onboarding trong doanh nghiệp tạo ra những lợi ích chiến lược và thiết thực, quyết định đến khả năng giữ chân nhân tài và tối ưu hiệu suất làm việc ngay từ những ngày đầu.

Vậy thực tế thì lợi ích của onboarding là gì? Cùng MONA SkillHub tìm hiểu những lợi ích nổi bật của quy trình onboarding trong nhân sự mang lại:

• Tiết kiệm chi phí, thời gian đào tạo nhân sự: Việc triển khai quy trình nhập môn cho nhân viên mới đầy đủ và hỗ trợ tận tình giúp nhân sự nhanh chóng thích nghi với công việc. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo nhân viên lặp lại.
• Gắn kết nhân viên cũ và nhân viên mới: Hoạt động onboard trong nhân sự đóng vai trò là cầu nối, giúp nhân viên mới làm quen và hòa nhập nhanh chóng với môi trường tập thể, thu hẹp khoảng cách để tạo dựng mối quan hệ gắn bó trong công việc.
• Giảm sự căng thẳng ban đầu cho nhân viên: Quy trình onboarding là “điểm tựa”, giúp nhân viên mới giảm bớt sự hồi hộp, lo âu, bỡ ngỡ ban đầu, từ từ làm quen và thích nghi với công việc, con người và văn hóa doanh nghiệp.
• Đồng bộ quy trình tuyển dụng và đào tạo: Onboarding được coi là bước chuyển tiếp quan trọng, đảm bảo tính liên tục và thống nhất giữa quá trình tuyển dụng và các chương trình đào tạo sau này.
• Giữ chân nhân tài, giảm tỷ lệ nghỉ việc: Một quy trình onboarding nhân viên mới hiệu quả ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định gắn bó lâu dài của nhân sự, giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài và giảm thiểu tỷ lệ nhân viên nghỉ việc ngay trong giai đoạn thử việc.
• Xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân sự mới: Thông qua đào tạo hội nhập chuyên sâu giúp người quản lý tiếp xúc và đánh giá chính xác hơn về nhân viên mới, từ đó xây dựng một lộ trình phát triển rõ ràng, phù hợp.

Quy trình onboarding cho nhân viên mới hiệu quả

Khi đã hiểu rõ lợi ích của onboarding là gì, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình onboarding nhân viên mới chuẩn mực để đảm bảo quá trình hòa nhập, kết nối và thích nghi nhanh chóng cho nhân viên.

Quá trình này được chia thành bốn giai đoạn chính với từng công việc cụ thể như sau:

Pre-onboarding – Giai đoạn tiền hội nhập

Giai đoạn Pre – Onboarding là giai đoạn đầu tiên của quy trình nhập môn cho nhân viên mới, bắt đầu ngay khi ứng viên chính thức chấp nhận lời mời làm việc (Offer Letter). Mục tiêu của giai đoạn này là giúp họ hiểu rõ về nơi làm việc mới, vai trò mình sắp đảm nhận và văn hóa công ty để chuẩn bị tốt mọi thứ cho ngày đầu tiên đi làm.

Các hoạt động cần làm trong giai đoạn tiền hội nhập là:

• Gửi email/thư chào mừng và thông tin về công ty: Đây là bước tạo ấn tượng tích cực đầu tiên với nhân viên mới. Thư chào mừng nên bao gồm các thông tin cơ bản về công ty như lịch sử hình thành, văn hóa làm việc, các sản phẩm/dịch vụ cốt lõi và cơ cấu tổ chức sơ bộ.
• Giới thiệu và kết nối với người quản lý trực tiếp: Người quản lý là người hướng dẫn nhân viên mới trong suốt quá trình làm việc nên cần được giới thiệu cẩn thận và tạo thiết lập mối quan hệ đồng hành ngay từ đầu.
• Chuẩn bị và hoàn tất thủ tục hành chính: Phòng Nhân sự (HR) cần chuẩn bị đầy đủ các thủ tục và giấy tờ cần thiết trước ngày nhân viên làm việc chính thức, bao gồm: Hợp đồng lao động, thông tin về thẻ nhân viên, tài khoản ngân hàng và hướng dẫn đăng ký bảo hiểm.
• Cung cấp thông tin chi tiết về công việc: Nhân viên mới cần được cung cấp thông tin rõ ràng về công việc của họ, bao gồm mục tiêu của vị trí, nhiệm vụ, trách nhiệm chính và các yêu cầu cụ thể.
• Giải đáp các thắc mắc của nhân viên: Ví dụ như vị trí gửi xe, đồ ăn trưa, quy định về trang phục và thời gian làm việc,…

Orientation – Giai đoạn định hướng ban đầu

Giai đoạn Orientation là bước thứ hai trong quy định onboarding nhân viên mới, được thực hiện trong ngày làm việc chính thức đầu tiên của họ. Trong giai đoạn này, nhân viên thường chưa quen với môi trường, con người và cách thức vận hành công việc nên cần được định hướng ngay từ đầu để nhanh chóng hòa nhập nhanh chóng.

Hoạt động định hướng ban đầu cần có sự phối hợp đồng bộ giữa các bên:

• Phòng Nhân sự (HR): Có trách nhiệm giới thiệu nhân viên mới đến các phòng ban khác, cung cấp thông tin về lịch sử hình thành, quá trình phát triển, sơ đồ tổ chức và nội quy công ty. Đồng thời, HR hoàn tất thu thập đầy đủ giấy tờ hồ sơ cần thiết cho nhân viên mới.
• Bộ phận đào tạo: Xây dựng và thông báo lịch trình cho chương trình đào tạo hội nhập tổng thể. Sau khi tổ chức đào tạo, bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra để đảm bảo nhân viên đã nắm vững các kiến thức cơ bản về công ty và văn hóa doanh nghiệp.
• Người quản lý trực tiếp: Đảm bảo giới thiệu và tạo sự gắn kết cho nhân viên mới với các thành viên khác trong nhóm. Quản lý cần chia sẻ rõ ràng về tiêu chuẩn công việc, kỳ vọng về hiệu suất và cách thức phối hợp để đạt được mục tiêu chung.
• Bạn đồng hành (Buddy/Mentor): Đóng vai trò hỗ trợ hàng ngày, giúp đỡ nhân viên mới giải đáp các câu hỏi thực tế và tạo cảm giác an toàn, tự tin cho họ trong môi trường mới.
• Đội ngũ điều hành (Lãnh đạo): Gặp gỡ và trao đổi thông tin với nhân viên mới, giúp nhân sự mới hiểu rõ về chiến lược dài hạn, tầm nhìn và các mục tiêu quan trọng của công ty.

Role-specific training – Đào tạo theo vai trò cụ thể

Role-specific training trong quy trình onboarding nhân viên mới là giai đoạn quan trọng, tập trung vào việc đào tạo chuyên sâu theo vai trò cụ thể của nhân sự, giúp họ nắm vững các kiến thức, kỹ năng cần thiết để hòa nhập và hoàn thành tốt công việc.

Các nội dung đào tạo chuyên sâu cần được chú trọng bao gồm:

• Kiến thức về sản phẩm/dịch vụ cốt lõi: Nhân viên mới cần được cung cấp kiến thức toàn diện về các sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, bao gồm tính năng, lợi ích và phân tích đối tượng mục tiêu.
• Kiến thức về quy trình vận hành của doanh nghiệp: Nắm vững các quy trình làm việc nội bộ, bao gồm quy trình bán hàng, quy trình chăm sóc khách hàng, quy trình sản xuất hoặc các quy trình chuyên môn khác của phòng ban.
• Thành thạo công cụ và phần mềm sử dụng trong công việc: Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng các công cụ, hệ thống và phần mềm chuyên dụng cần thiết cho vai trò công việc hàng ngày.
• Phát triển kỹ năng mềm cần thiết: Rèn luyện các kỹ năng mềm quan trọng phục vụ công việc, chẳng hạn như kỹ năng giao tiếp hiệu quả, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý thời gian.

-> Xem ngay: Top phần mềm quản lý công việc hàng đầu hiện nay

Ongoing support – Hỗ trợ liên tục trong quá trình làm việc

Ongoing Support là giai đoạn cuối cùng và có tính chiến lược của quy trình onboarding, được thiết kế để hỗ trợ nhân viên mới hoàn thành quá trình chuyển đổi từ vai trò thử việc sang nhân viên chính thức. Giai đoạn này thường kéo dài từ 2 – 6 tháng, tuỳ vào yêu cầu và quy mô của doanh nghiệp.

Các hoạt động chính cần được thực hiện trong giai đoạn Ongoing Support bao gồm:

• Cung cấp các cơ hội học hỏi và phát triển: Doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho nhân viên mới tiếp tục củng cố và phát triển kỹ năng thông qua việc tham gia các khóa đào tạo nâng cao, hội thảo chuyên ngành, hoặc được giao các dự án thử thách mới,…
• Hỗ trợ kịp thời từ nhà quản trị: Trong suốt giai đoạn này, các nhà quản trị cần chủ động theo sát, cung cấp sự hỗ trợ và định hướng kịp thời để giúp nhân viên mới vượt qua các khó khăn và vướng mắc trong công việc.
• Đánh giá hiệu suất công việc định kỳ: Tiến hành các buổi đánh giá hiệu suất chính thức để xác định rõ điểm mạnh, điểm yếu và xây dựng các kế hoạch phát triển cá nhân phù hợp.

Doanh nghiệp nào cũng mong muốn nhân sự mới hòa nhập nhanh, làm việc hiệu quả, gắn bó lâu dài. Nhưng để đạt được điều đó, không thể chỉ trông chờ vào vài buổi hướng dẫn sơ sài. Onboarding chỉ thật sự hiệu quả khi là phần mở đầu của hệ thống đào tạo nội bộ được thiết kế bài bản, số hóa và có thể đo lường.

Đó là lý do MONA SkillHub đã ứng dụng phần mềm đào tạo nội bộ chuyên nghiệp vào hành trình đào tạo nhân sự lâu dài và có hệ thống. Với nền tảng đào tạo nội bộ SkillHub, doanh nghiệp của bạn có thể:

• Xây dựng lộ trình onboarding theo từng vị trí: Chuẩn hóa kiến thức đầu vào, giúp nhân sự mới nhanh chóng hòa nhập.
• Giao bài học theo tiến độ tự động: Giao khóa học đúng lúc – đúng người – đúng giai đoạn.
• Theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả đào tạo chi tiết: Giúp HR và quản lý chủ động trong việc đo lường, điều chỉnh.
• Chống tua video, học đúng lộ trình, đảm bảo tiếp thu: Cam kết học thật, không làm đối phó.
• Liên kết xuyên suốt giữa onboarding và đào tạo nội bộ: Tạo ra một hệ sinh thái học tập hoàn chỉnh trong doanh nghiệp.

Kết quả đã kiểm chứng tại chính MONA Software:

MONA SkillHub đang được ứng dụng nội bộ để:

• Onboarding nhân sự mới nhanh chóng, không tốn thời gian người hướng dẫn.
• Đào tạo đồng bộ đội ngũ lập trình, kinh doanh, content, chăm sóc khách hàng.
• Theo dõi tiến độ học của từng nhân viên, giúp quản lý đánh giá chính xác năng lực.

DOANH NGHIỆP CÓ THỂ XEM CHI TIẾT CÁCH CHÚNG TÔI ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ NGAY TẠI ĐÂY:

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một hệ thống đào tạo bài bản, dễ triển khai, dễ quản lý và thật sự hiệu quả cho nhân sự mới và nhân sự cốt cán – MONA SkillHub chính là lựa chọn đã được kiểm chứng. Hãy liê hệ với chúng tôi qua Hotline 1900 636 648 để được tư vấn chi tiết và nhanh chóng nhé!

Một số lưu ý về quy trình Onboarding

Để đảm bảo quy trình onboarding thực sự mang lại hiệu quả cao và giữ chân nhân tài, các doanh nghiệp cần nhìn nhận hoạt động này với tư duy chiến lược và sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà các tổ chức cần ghi nhớ khi triển khai quy trình nhập môn cho nhân viên mới:

• Onboarding là một quy trình, không phải là một sự kiện: Doanh nghiệp cần nhìn nhận onboarding là một chuỗi hoạt động kéo dài trong một khoảng thời gian chứ không chỉ dừng lại ở ngày đầu tiên. Điều này đảm bảo nhân sự mới có đủ thời gian để phát triển, nắm bắt văn hóa và hòa nhập với tổ chức.
• Cần có kế hoạch chi tiết và cụ thể: Để đảm bảo quy trình onboard không bỏ sót bất kỳ khía cạnh quan trọng nào (từ hành chính, văn hóa đến chuyên môn), doanh nghiệp cần có một kế hoạch rõ ràng. Bao gồm lịch trình đào tạo, phân công nhiệm vụ cụ thể và các hoạt động kết nối liên quan.
• Cung cấp sự hỗ trợ và thông tin liên tục: Onboarding không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt kiến thức ban đầu. Các nhà quản lý và HR cần duy trì việc hỗ trợ và cung cấp thông tin liên tục, giúp nhân viên mới cảm thấy tự tin, có đủ kiến thức và nguồn lực để hoàn thành tốt công việc.

Nhìn chung, quy trình onboarding chuyên nghiệp cho nhân viên mới ngay từ giai đoạn sơ khai chính là chìa khóa then chốt giúp doanh nghiệp phát triển nguồn lực và giữ chân nhân tài. Khi hiểu được onboarding là gì và quy trình onboarding nhân viên mới, doanh nghiệp sẽ giúp tăng sự hài lòng cho nhân viên và thúc đẩy mức độ đóng góp trong công việc của họ. Hy vọng những thông tin mới được MONA SkillHub chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với doanh nghiệp bạn.

-> Tìm hiểu thêm các bài viết hữu ích:

• Quản trị là gì? Khám phá vai trò và bản chất của quản trị doanh nghiệp
• Quy trình đào tạo nhân viên bán hàng chuyên nghiệp, bài bản
• Top mạng xã hội nội bộ được tin dùng hiện nay trong doanh nghiệp