Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Chi tiết bao gồm những gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì và vì sao đây là yếu tố then chốt trong vận hành tổ chức? Bên cạnh sản xuất và bán hàng, đây là khoản chi ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả điều hành và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Bài viết sau từ MONA SkillHub sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, thành phần và cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng hợp các khoản chi phí để điều hành và duy trì toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Bao gồm phí chi tiêu cho nhân viên quản lý doanh nghiệp (tiền lương, bảo hiểm, phụ cấp, đào tạo), phí thuê văn phòng, chi phí quảng cáo, mua sắm trang thiết bị/văn phòng phẩm, thuế cùng một vài khoản phí pháp lý khác.

Đặc điểm của các chi phí quản lý doanh nghiệp:

• Là khoản chi phí chung của toàn doanh nghiệp, không thuộc riêng một đơn vị kinh doanh hay bộ phận sản xuất cụ thể nào.
• Một phần chi phí quản lý doanh nghiệp mang tính chất cố định vì phí này phát sinh đều đặn trong một khoảng thời gian nhất định, bất kể hoạt động sản xuất hay doanh số có biến động.
• Theo quy định tại Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp năm 2008 (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2013), một số khoản chi thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp không được tính vào chi phí được khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, dù có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và hạch toán đúng quy định kế toán.
• Ban lãnh đạo và nhà quản lý cần tìm giải pháp tối ưu nhằm tiết kiệm, kiểm soát và sử dụng hiệu quả chi phí quản lý.

-> Xem thêm ngay: Phân biệt lãnh đạo và quản lý trong doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì? Theo Điểm 1.3 Khoản 1 Điều 64 của Thông tư 133/2026/TT-BTC, chi phí quản lý bao gồm:

1. Chi phí nhân sự quản lý: Gồm tiền lương, thưởng, bảo hiểm và phúc lợi cho Ban giám đốc, trưởng phòng và đội ngũ quản lý. Đồng thời cũng bao gồm chi phí về tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.
2. Chi phí vật liệu phục vụ quản lý: Là khoản chi cho việc mua sắm tài liệu, văn phòng phẩm, dụng cụ và các trang thiết bị cần thiết hỗ trợ công tác điều hành doanh nghiệp.
3. Chi phí trang thiết bị văn phòng: Bao gồm chi phí đầu tư và duy trì các thiết bị, nội thất và tiện ích văn phòng như máy tính, máy in, bàn ghế, hệ thống chiếu sáng, điều hòa và các thiết bị làm việc khác.
4. Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là phần chi phí tính theo giá trị hao mòn của tài sản cố định doanh nghiệp đang sử dụng như máy móc, phương tiện vận chuyển.
5. Chi phí thuế, phí và lệ phí: Gồm các khoản doanh nghiệp phải nộp theo quy định pháp luật như thuế thu nhập cá nhân, thuế VAT, lệ phí đăng ký kinh doanh, chi phí kế toán, kiểm toán và các loại phí liên quan khác.
6. Chi phí dự phòng: Khoản dự trữ tài chính nhằm đối phó với những tình huống phát sinh bất ngờ hoặc rủi ro khó lường trong quá trình hoạt động quản lý.
7. Chi phí dịch vụ thuê ngoài: Chi phí khi sử dụng dịch vụ từ bên thứ ba như tư vấn pháp lý, tư vấn tài chính, kiểm toán,….
8. Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi không thường xuyên hoặc không có trong danh mục trên như công tác phí, chi phí hội họp, tiếp khách,…

Tầm quan trọng của việc xác định chi phí quản lý

Xác định và hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp giữ vai trò chủ chốt, tác động trực tiếp đến hiệu quả điều hành và sự phát triển lâu dài của công ty. Cụ thể, việc xác định này giúp doanh nghiệp:

• Ra quyết định kinh doanh hiệu quả: Giúp doanh nghiệp nhận diện rõ lĩnh vực cần tăng đầu tư, khoản cần cắt giảm hoặc tối ưu chi phí.
• Điều chỉnh chiến lược linh hoạt: Căn cứ vào biến động thị trường và tỷ trọng chi phí, doanh nghiệp có thể kịp thời thay đổi hướng đi phù hợp.
• Nâng cao tính minh bạch: Kiểm soát tốt dòng tiền và hạn chế rủi ro sai sót trong quản trị nội bộ.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động: Cho phép đo lường mức độ hiệu quả trong công tác quản lý, từ đó cải tiến quy trình và gia tăng giá trị cho khách hàng.
• Hỗ trợ dự báo và lập kế hoạch: Giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng kế hoạch tài chính và dự báo rủi ro..

Phương pháp  hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Hạch toán chi phí doanh nghiệp là công đoạn quan trọng mà mọi doanh nghiệp đều cần triển khai. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hạch toán chi phí doanh nghiệp cơ bản gồm:

Kết cấu tài khoản 642

Đây là loại tài khoản quan trọng trong báo cáo tài chính, có tác dụng phản ánh các khoản phí liên quan đến hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp. Tài khoản 642 thường không có số dư cuối kỳ và được quy định cụ thể như sau:

Bên nợ

Bên có

– Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. – Các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng kỳ này phải lớn hơn số dự phòng còn lại của kỳ trước)

– Các khoản phí giảm, liên quan tới chi phí dự trữ hoặc các khoản được điều chỉnh theo yêu cầu của cơ quan quản lý. – Hoàn nhập dự phòng phải trả, khó đòi: Chênh lệch về số dự phòng cần lập trong kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập từ kỳ trước nhưng chưa sử dụng hết. – Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, giúp tổng hợp chi phí vào báo cáo kết quả kinh doanh.

Ngoài ra, tài khoản 642 còn có thêm 02 tài khoản cấp 2 khác để thể hiện chi phí doanh nghiệp chi tiết như:

• Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng: Bao gồm các chi phí phát sinh trực tiếp phục vụ hoạt động bán hàng trong kỳ của doanh nghiệp.
• Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Tập hợp chi phí quản lý chung phát sinh trong kỳ và kết chuyển vào tài khoản 911.

Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp

Bước 1: Xác định các chi phí ảnh hưởng đến việc quản lý

Doanh nghiệp cần xác định rõ các khoản phí phải trả trong suốt quá trình hoạt động. Chẳng hạn như tiền lương nhân viên, khấu hao tài sản, chi phí nguyên vật liệu, thuế, phí và lệ phí hoặc các khoản chi phí có liên quan khác.

Bước 2: Ghi nhận các khoản phí vào hệ thống tài chính

Doanh nghiệp cần ghi nhận các khoản chi phí tương ứng vào sổ sách để quản lý và đưa ra kết quả chính xác. Thông thường, mỗi loại chi phí sẽ được ghi vào tài khoản kế toán phù hợp.

Ví dụ, chi phí lương và phụ cấp nhân viên có thể được ghi vào tài khoản 63, trong khi chi phí vật liệu có thể được ghi vào tài khoản 633 theo quy định của kế toán.

Bước 3: Thu thập số liệu

Doanh nghiệp cần thu thập các khoản chi phí phát sinh thực tế trong kỳ hoặc số tiền thực nhận trong mỗi tài khoản để đảm bảo báo cáo tài chính có tính chính xác và hiệu quả.

Bước 4: Tính chi phí quản lý doanh nghiệp

Dựa vào số liệu đã thu thập, doanh nghiệp tiến hành tính toán tổng chi phí đã phát sinh trong kỳ, bao gồm cả việc cộng dồn các khoản chi phí liên quan.

Bước 5: Kiểm tra và điều chỉnh số liệu

Sau khi tính toán tổng chi phí, doanh nghiệp cần kiểm tra và so sánh lại với dữ liệu đã thu thập ban đầu để đảm bảo tính chính xác của kết quả.

Bước 6: Kết chuyển chi phí quản lý

Doanh nghiệp sẽ kết chuyển tổng chi phí phát sinh vào tài khoản 911 (Tài khoản xác định kết quả kinh doanh) để tổng hợp và đưa vào báo cáo kết quả kinh doanh trong kỳ.

Bước 7: Lập bảng báo cáo tài chính

Doanh nghiệp tiến hành lập các báo cáo tài chính liên quan, bao gồm báo cáo lợi nhuận hoặc lỗ, nhằm đánh giá hiệu quả kinh doanh của mình.

Lưu ý: Cách tính chi phí quản lý của doanh nghiệp có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định pháp luật và phương pháp hoạch định tài chính riêng. Để tối ưu hóa quy trình này, doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống như ERP để mang lại kết quả chính xác và hiệu quả hơn.

Ảnh hưởng của chi phí quản lý đến giá sản phẩm, dịch vụ như thế nào?

Thực tế, chi phí quản lý doanh nghiệp có tác động trực tiếp đến giá thành của sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Cụ thể:

• Tác động trực tiếp đến giá thành: Một số chi phí như lương nhân viên quản lý, chi phí marketing hay nguyên vật liệu được tính thẳng vào giá thành, làm thay đổi mức giá bán cuối cùng.
• Tác động gián tiếp đến giá cả: Các khoản chi cho nghiên cứu, phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ hậu mãi không trực tiếp cộng vào giá thành nhưng lại ảnh hưởng đến tổng chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh: Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thường tỷ lệ nghịch với mức chi phí quản lý. Khi chi phí này được kiểm soát và duy trì ở mức hợp lý, lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh sẽ được nâng cao rõ rệt.
• Ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh: Doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí quản lý sẽ có lợi thế về giá hơn so với đối thủ, từ đó thu hút khách hàng và gia tăng thị phần.

Cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Để quá trình tối ưu chi phí doanh nghiệp đạt hiệu quả cao, ban lãnh đạo cần tập trung vào các chiến lược sau:

Tối ưu hoá các hoạt động quản lý

Tối ưu hóa các hoạt động quản lý là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp không chỉ cắt giảm chi phí mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm và vị thế trên thị trường. Để đạt được hiệu quả này, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ các quy trình làm việc, loại bỏ những công việc không mang lại giá trị cao và tránh lãng phí tài nguyên. Bởi nếu quy trình làm việc không rõ ràng và kém hiệu quả, năng suất và hiệu quả vận hành của toàn bộ tổ chức sẽ bị ảnh hưởng.

Sử dụng công nghệ hiện đại

Tích hợp công nghệ hiện đại vào quy trình vận hành là một giải pháp hiệu quả để cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc ứng dụng các phần mềm quản lý dữ liệu, nhân sự, tài chính,… giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều tác vụ, từ đó giải phóng nguồn lực và tiết kiệm đáng kể thời gian.

Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất

Một yếu tố quan trọng khác trong việc tối ưu chi phí quản lý là lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp. Doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá cẩn trọng dựa trên mục tiêu kinh doanh, chất lượng dịch vụ và chi phí. Quá trình chọn lọc và đàm phán hợp đồng kỹ lưỡng với nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản phí không nhỏ và nhận được tối đa giá trị từ các đối tác.

Chi phí quản lý doanh nghiệp mặc dù không trực tiếp đóng góp vào doanh thu nhưng lại là một phần không thể thiếu để duy trì hoạt động của công ty. Việc hiểu rõ chi phí doanh nghiệp là gì và tối ưu hóa các khoản mục này chính là chìa khóa then chốt để xây dựng một nền tảng vững chắc, đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin mới được chúng tôi chia sẻ sẽ hữu ích tới doanh nghiệp bạn.

-> Tìm hiểu thêm các bài viết chung chủ đề:

• Top phần mềm đào tạo nội bộ phổ biến cho doanh nghiệp
• Top phần mềm quản lý doanh nghiệp được tin dùng nhất
• Top phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay