Kế hoạch đào tạo là gì? Hướng dẫn xây dựng kế hoạch đào tạo bài bản

Kế hoạch đào tạo không chỉ là chương trình học tập cho nhân viên, mà còn là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển năng lực nội bộ một cách bền vững. Khi kỹ năng và kiến thức của đội ngũ nhân sự được cập nhật liên tục, doanh nghiệp bạn mới có thể tăng lợi nhuận và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Bài viết này của MONA SkillHub sẽ giúp doanh nghiệp từng bước xây dựng kế hoạch đào tạo bài bản, dễ triển khai và hiệu quả trong thực tế.

Kế hoạch đào tạo là gì?

Kế hoạch đào tạo là tài liệu hay chương trình giúp định hướng cách xây dựng, tổ chức và quản lý các hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp. Mục tiêu chính là nâng cao kỹ năng, kiến thức và năng lực làm việc của nhân viên, giúp họ hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn và sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu trong tương lai.

Thông thường, một mẫu kế hoạch đào tạo hoàn chỉnh sẽ được xây dựng dựa trên các thành phần cốt lõi sau:

• Mục tiêu đào tạo: Là kết quả kỳ vọng sau khóa học như cải thiện hiệu suất, phát triển chuyên môn hay chuẩn bị cho việc thăng tiến/đảm nhận vị trí mới của nhân viên.
• Đối tượng đào tạo: Xác định nhóm nhân viên cần được đào tạo dựa trên nhu cầu công việc và lộ trình phát triển nghề nghiệp.
• Nội dung đào tạo: Chi tiết hóa các chủ đề, kỹ năng hoặc khối kiến thức sẽ được truyền đạt, bao gồm cả tài liệu học tập chính thức và các nguồn tham khảo bổ trợ.
• Phương pháp đào tạo: Lựa chọn cách thức truyền tải kiến thức phù hợp nhất, có thể là đào tạo trực tuyến, học tại chỗ, workshop chuyên đề hoặc mô hình kết hợp.
• Thời gian, lịch trình: Quy định khung thời gian tổng thể cho toàn bộ chương trình, cùng với lịch trình chi tiết cho từng buổi học và từng phần nội dung.
• Chi phí đào tạo nhân sự: Dự trù và phân bổ chi phí cần thiết, bao gồm thù lao giảng viên, chi phí tài liệu/công cụ, thuê cơ sở vật chất, các chi phí vận hành liên quan khác.
• Đánh giá hiệu quả: Được thực hiện qua bài kiểm tra, khảo sát phản hồi hoặc theo dõi kết quả làm việc sau đào tạo.

Vai trò của kế hoạch đào tạo trong doanh nghiệp

Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên là bước then chốt giúp doanh nghiệp bạn nâng cao năng lực đội ngũ, cải thiện hiệu suất làm việc và tạo nền tảng cho sự tăng trưởng bền vững. Về lâu dài, hoạt động này mang lại nhiều giá trị rõ rệt như sau:

• Tăng hiệu quả công việc: Nhân viên được trang bị kiến thức và kỹ năng phù hợp, từ đó làm việc chủ động, chính xác hơn và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
• Tối ưu ngân sách đào tạo: Kế hoạch đào tạo chi tiết giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý, tránh lãng phí thời gian và chi phí đào tạo không cần thiết.
• Giữ chân nhân tài: Việc tạo cơ hội học hỏi và thăng tiến sẽ khiến nhân viên cảm thấy được ghi nhận, nhờ vậy tăng mức độ gắn bó và giảm tỷ lệ nghỉ việc.
• Nâng cao hình ảnh và uy tín doanh nghiệp: Một tổ chức hay công ty có mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên bài bản luôn tạo được thiện cảm với ứng viên và thị trường, đồng thời củng cố thương hiệu tuyển dụng.

Nhìn chung, việc đầu tư vào kế hoạch đào tạo không chỉ mang lại lợi ích cho từng cá nhân, mà còn góp phần tạo nên một đội ngũ chuyên nghiệp và thúc đẩy sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp.

Chi tiết các bước xây dựng kế hoạch đào tạo

Để mẫu kế hoạch đào tạo nội bộ phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai theo một lộ trình rõ ràng thay vì làm theo cảm tính. Dưới đây là các bước xây dựng kế hoạch đào tạo chuyên nghiệp mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Bước 1: Xác định mục tiêu đào tạo của công ty

Mục tiêu xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên cần được thiết lập rõ ràng để định hướng toàn bộ chương trình:

• Áp dụng mô hình SMART: Đặt mục tiêu theo 5 tiêu chí Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (khả thi), Relevant (phù hợp) và Time-bound (có thời hạn). Cách thiết lập mẫu kế hoạch đào tạo này sẽ giúp mục tiêu dễ triển khai và đánh giá kết quả sau đào tạo.
• Phân tách mục tiêu tổng thể, ngắn hạn và dài hạn: Mục tiêu đào tạo cần được phân rõ theo ba cấp độ. Mục tiêu ngắn hạn tập trung cải thiện hiệu suất trước mắt. Mục tiêu dài hạn hướng đến phát triển năng lực bền vững. Mục tiêu tổng thể xác định đích đến chung như nâng chuyên môn, tăng kỹ năng mềm hoặc xây dựng đội ngũ kế thừa.

Bước 2: Đánh giá nhu cầu đào tạo

Xác định nhu cầu đào tạo là bước then chốt để đảm bảo nguồn lực được đầu tư đúng chỗ, tập trung vào những lỗ hổng kỹ năng thực sự đang ảnh hưởng đến hiệu suất, doanh nghiệp có thể dựa trên cách đánh giá sau:

• Đánh giá nhu cầu ở cấp tổ chức: Xem xét mục tiêu phát triển của doanh nghiệp và yêu cầu về nhân sự để đạt được mục tiêu đó. Từ đây, nhận diện những kỹ năng, kiến thức hoặc năng lực cần bổ sung nhằm đáp ứng định hướng chiến lược chung.
• Phân tích nhu cầu ở cấp cá nhân: Đo lường năng lực hiện tại của nhân viên thông qua đánh giá hiệu suất, khảo sát nội bộ, phỏng vấn hoặc phân tích mô tả công việc. Việc này giúp xác định chính xác khoảng trống kỹ năng cần bồi dưỡng để cải thiện hiệu quả làm việc.

Bước 3: Thiết kế chương trình đào tạo nội bộ phù hợp

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xây dựng mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên phù hợp với từng nhóm đối tượng, đảm bảo nội dung đào tạo giải quyết đúng nhu cầu đã phân tích trước đó:

• Lựa chọn chủ đề và tài liệu đào tạo: Xác định các nội dung trọng tâm bám sát mục tiêu đã đặt ra. Chọn tài liệu học tập, nguồn tham khảo và công cụ hỗ trợ phù hợp để nhân viên dễ tiếp cận và ứng dụng.
• Xây dựng chương trình giảng dạy chi tiết: Phát triển hệ thống bài giảng theo mô-đun, kèm bài tập thực hành và hoạt động tương tác để tăng khả năng ghi nhớ và áp dụng vào công việc thực tế.
• Áp dụng mô hình EDAC (Evaluate – Design – Develop – Implement – Evaluate): Cách tiếp cận này giúp triển khai đào tạo theo quy trình hệ thống, bài bản từ khâu đánh giá, thiết kế, phát triển đến thực thi và đánh giá hiệu quả.

Bước 4: Lựa chọn phương pháp đào tạo

Việc lựa chọn phương pháp đào tạo nội bộ phù hợp sẽ giúp nội dung được truyền tải hiệu quả và tăng khả năng tiếp thu của học viên. Dưới đây là các phương pháp training mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Hình thức truyền thống: Đào tạo trực tiếp tại doanh nghiệp, hội thảo chuyên đề hoặc lớp học tập trung, phù hợp với các nội dung cần tương tác thực tế.
• Phương pháp hiện đại: Tạo môi trường học tập linh hoạt và cá nhân hóa thông qua hình thức E-learning, lớp học nhóm, mentoring/coaching,….
• Mô hình kết hợp: Kết hợp đào tạo trực tiếp và trực tuyến để tận dụng ưu điểm của cả hai hình thức, đồng thời tối ưu chi phí và chất lượng đào tạo.

Bước 5: Triển khai kế hoạch đào tạo nội bộ doanh nghiệp

Tiếp đến, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết để đảm bảo chương trình diễn ra trơn tru và đúng tiến độ:

• Xây dựng lịch đào tạo cụ thể: Xác định thời gian, địa điểm, tần suất tổ chức và người phụ trách/giảng viên. Lịch trình nên được bố trí phù hợp với hoạt động kinh doanh, tránh ảnh hưởng đến công việc vận hành hàng ngày.
• Chuẩn bị nguồn lực cần thiết: Phân bổ ngân sách, sắp xếp cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài liệu giảng dạy và công nghệ hỗ trợ. Nếu cần, có thể ứng dụng phần mềm quản lý đào tạo để theo dõi tiến độ và quản lý học viên.

Bước 6: Đánh giá và cải tiến hiệu quả đào tạo

Sau khi hoàn tất triển khai, việc đánh giá kết quả là bước quan trọng để xác định mức độ hiệu quả của chương trình và làm cơ sở cải thiện trong tương lai:

• Đánh giá hiệu quả đào tạo: Sử dụng bài kiểm tra, khảo sát phản hồi, theo dõi sự thay đổi về hiệu suất làm việc hoặc áp dụng mô hình Kirkpatrick, ROI để đo lường kết quả đào tạo một cách toàn diện.
• Điều chỉnh và tối ưu: Dựa trên dữ liệu thu được, người quản lý có thể điều chỉnh nội dung, phương pháp giảng dạy, thời gian hoặc tài liệu đào tạo. Việc cải tiến liên tục giúp chương trình ngày càng chất lượng và mang lại giá trị thực tế hơn.

Các mẫu kế hoạch đào tạo thông thường tại doanh nghiệp

Để xây dựng một kế hoạch đào tạo hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ những thông tin cơ bản trước khi triển khai, cụ thể gồm:

• Tên chương trình đào tạo nội bộ.
• Mục tiêu cần đạt được sau khóa học/chương trình đào tạo.
• Đối tượng tham gia, gồm cá nhân, nhóm nhân viên hay toàn bộ phòng ban.
• Đơn vị phụ trách tổ chức và triển khai đào tạo.
• Lựa chọn nội dung và hình thức đào tạo phù hợp.
• Phân bổ thời gian, ngân sách, địa điểm và các nguồn lực liên quan.
• Những điều kiện, yêu cầu kèm theo cần được lưu ý.

Mức độ chi tiết của kế hoạch đào tạo tỷ lệ thuận với mức độ thành công và hiệu quả của các khóa học. Do đó, các công ty, tổ chức phải nghiên cứu kỹ lưỡng, cân nhắc mọi yếu tố để xây dựng một lộ trình đào tạo vững chắc và toàn diện.

Dưới đây là một số mẫu kế hoạch đào tạo phổ biến mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Mẫu kế hoạch đào tạo doanh nghiệp theo năm:

• Mẫu kế hoạch đào tạo huấn luyện:

Xây dựng kế hoạch và quản lý đào tạo với phần mềm MONA SkillHub

Với gần 10 năm đồng hành cùng các doanh nghiệp từ SME đến tập đoàn, MONA nhận thấy rằng thách thức lớn nhất trong đào tạo nhân sự không nằm ở nỗ lực của doanh nghiệp, mà ở việc thiếu một nền tảng đủ linh hoạt, đồng bộ và có khả năng đo lường. Khi không có hệ thống, doanh nghiệp khó xây dựng kế hoạch đào tạo rõ ràng, khó kiểm soát tiến độ và càng khó đánh giá chất lượng thực tế.

Phần mềm đào tạo nội bộ MONA SkillHub được thiết kế để giải quyết triệt để những hạn chế này. Nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược và kế hoạch đào tạo bài bản, triển khai đồng nhất và tạo nên một hệ sinh thái quản trị phát triển nhân lực xuyên suốt.

Những tính năng nổi bật của MONA SkillHub hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa đào tạo:

• Chống tua video để đảm bảo nhân viên tiếp thu đầy đủ kiến thức ngay từ lần học đầu.
• Học theo lộ trình, tự động khóa nếu học sai thứ tự để không bỏ sót kỹ năng nền tảng.
• Tùy chỉnh tỷ lệ hoàn thành từ 80 tới 100 phần trăm theo yêu cầu từng khóa.
• Giao khóa học và đặt deadline theo đúng kế hoạch đào tạo từng cá nhân hoặc từng phòng ban.
• Kiểm tra định kỳ và tự động cấp/gia hạn chứng chỉ để duy trì năng lực chuyên môn.
• Nhắc học tự động khi có bài mới hoặc khi sắp đến hạn hoàn thành.
• Chống gian lận với câu hỏi ngẫu nhiên, kiểm tra tương tác, chỉ cấp quyền cho đúng đối tượng.

Tại MONA SkillHub, phần mềm đào tạo này đã được áp dụng xuyên suốt từ onboarding đến đào tạo nâng cao. Nhờ đó, chúng tôi đã xây dựng được đội ngũ chuyên môn vững, giữ chân nhiều nhân sự chủ lực và hình thành văn hóa “tự học – tự cải thiện – tự lan tỏa” trong toàn bộ tổ chức.

XEM CÁCH MONA ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ TẠI ĐÂY:

Nếu doanh nghiệp muốn thiết lập và vận hành kế hoạch đào tạo hiệu quả hơn, hãy liên hệ MONA qua Hotline 1900 636 648 để được tư vấn chi tiết.

Như vậy, một kế hoạch đào tạo bài bản sẽ giúp doanh nghiệp phát triển đội ngũ và nâng cao năng lực cạnh tranh. Khi mục tiêu được xác định rõ ràng, nội dung được xây dựng phù hợp và quá trình cải tiến diễn ra liên tục, các hoạt động đào tạo này sẽ trở thành một phần chiến lược quan trọng trong quản trị nhân sự. Hy vọng những thông tin mới được MONA chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với doanh nghiệp bạn.