Đào tạo nội bộ là gì? 5 bước xây dựng quy trình đào tạo nội bộ

Theo thống kê, các doanh nghiệp đầu tư vào đào tạo nội bộ có năng suất lao động cũng như gắn kết nhân sự cao hơn đáng kể so với các doanh nghiệp không chú trọng hoạt động này. Hiểu được tầm quan trọng của đào tạo, bài viết sau đây của MONA SkillHub sẽ giúp doanh nghiệp giải thích khái niệm đào tạo nội bộ là gì và đưa ra 5 bước xây dựng quy trình đào tạo nội bộ chuyên nghiệp.

Đào tạo nội bộ là gì?

Đào tạo nội bộ là các chương trình đào tạo được thiết kế nhằm phát triển nhân viên ngay bên trong doanh nghiệp. Hoạt động này tập trung vào việc trang bị kiến thức, kỹ năng mềm và các kỹ năng chuyên môn cần thiết,…

Giá trị cốt lõi của đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp là sự song hành giữa bồi dưỡng chuyên môn và nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hình thức đào tạo nội bộ linh hoạt, ví dụ như tổ chức các buổi huấn luyện trực tiếp với cấp quản lý hoặc cung cấp các khóa học kỹ năng trực tuyến (E-learning) với các chuyên gia.

-> Tìm hiểu thêm: L&D là gì? Vai trò của đào tạo và phát triển trong doanh nghiệp

Tầm quan trọng của đào tạo nội bộ doanh nghiệp

Đào tạo nội bộ doanh nghiệp mang lại những lợi ích chiến lược vượt xa việc cải thiện hiệu suất công việc. Hình thức này tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của tổ chức như:

Xây dựng văn hóa công ty

Chất lượng của đội ngũ nhân viên là yếu tố then chốt, quyết định sự uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Việc xây dựng một đội ngũ nhân viên mạnh mẽ, có khả năng đáp ứng tốt yêu cầu công việc, không chỉ mang lại lợi ích trực tiếp là nâng cao năng suất và chất lượng công việc mà còn đóng góp vào việc hình thành văn hóa doanh nghiệp.

Khi tập trung vào việc phát triển con người, doanh nghiệp sẽ tạo ra một văn hóa quan tâm sâu sắc đến sự phát triển của nhân sự từ bên trong và khuyến khích việc chia sẻ kiến thức, cùng nhau tiến bộ.

Xác định chiến lược phát triển dài hạn

Đào tạo nội bộ giúp doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc hơn về các nhu cầu và những thách thức đang gặp phải. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng đưa ra các chiến lược phát triển dài hạn phù hợp để giải quyết những vấn đề cốt lõi đang gặp phải. Đặc biệt, hoạt động này còn giúp công ty xây dựng được đội ngũ nhân viên với năng lực và kỹ năng đồng bộ, hoàn toàn phù hợp với chiến lược phát triển tổng thể đã đặt ra.

Giữ chân nhân tài

Đào tạo nội bộ doanh nghiệp là hoạt động quan trọng, thể hiện cam kết và sự quan tâm của tổ chức đến sự phát triển của nhân viên. Đầu tư vào các chương trình đào tạo nội bộ chất lượng giúp nhân viên không ngừng nâng cao kỹ năng, kiến thức, từ đó cải thiện hiệu suất công việc và mở rộng cơ hội thăng tiến rõ rệt.

Các tổ chức có thể thiết lập mức độ năng lực và hiệu suất yêu cầu, sau đó trang bị cho nhân viên những công cụ cần thiết để đảm bảo họ thành công trong vai trò của mình. Bởi nhân viên luôn có xu hướng lựa chọn ở lại những tổ chức ưu tiên phát triển chuyên môn và kinh nghiệm cá nhân. Ngoài ra, xây dựng được đội ngũ nhân viên trung thành và tài năng cũng góp phần củng cố uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường.

Lợi ích của đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp

Nhận diện chính xác lợi ích của đào tạo nội bộ là bước đầu tiên để doanh nghiệp xem đây là một chiến lược đầu tư thay vì chi phí. Đào tạo nội bộ mang lại giá trị cộng hưởng, tạo ra tác động tích cực và rõ rệt trên cả hai phương diện: doanh nghiệp và người lao động.

Đối với doanh nghiệp

Có kế hoạch đào tạo nội bộ là một quyết định mang tính chiến lược, tạo ra nhiều lợi ích rõ rệt cho tổ chức như:

• Tăng cường năng lực cạnh tranh: Đội ngũ nhân viên có trình độ và kỹ năng cao sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra các sản phẩm, dịch vụ với chất lượng vượt trội. Điều này giúp đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng và gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
• Cải thiện hiệu suất làm việc: Nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng chuyên môn sẽ thực hiện công việc hiệu quả hơn, giúp tối ưu hóa năng suất, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí vận hành.
• Tối ưu hóa chi phí tuyển dụng và đào tạo: Thay vì phải tốn kém thời gian và chi phí để tìm kiếm nhân sự mới từ bên ngoài, doanh nghiệp có thể tập trung bồi dưỡng, nâng cấp năng lực của đội ngũ hiện tại để đáp ứng các yêu cầu công việc mới.
• Kiến tạo văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ: Đào tạo nội bộ là phương tiện hữu hiệu để truyền đạt và củng cố các giá trị cốt lõi của công ty, qua đó xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và có sự gắn kết cao.
• Giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc, giữ chân nhân tài: Nhân viên cảm thấy được quan tâm và thấy rõ cơ hội phát triển bản thân sẽ có xu hướng gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp, giúp giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc không mong muốn.
• Hỗ trợ xác định chiến lược phát triển: Quá trình đào tạo giúp doanh nghiệp đánh giá tổng quan về nguồn nhân lực hiện có và năng lực của họ, tạo cơ sở dữ liệu quan trọng để hoạch định chiến lược phát triển dài hạn phù hợp.

Đối với người lao động

Tham gia vào chương trình đào tạo nội bộ mang lại những giá trị thiết thực và lâu dài cho sự phát triển của người lao động, nổi bật như:

• Nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng: Nhân viên được thường xuyên cập nhật kiến thức mới nhất trong ngành và rèn luyện các kỹ năng thiết yếu để hoàn thành công việc một cách xuất sắc.
• Mở rộng cơ hội thăng tiến và phúc lợi: Khi năng lực làm việc được nâng cao và được công nhận, nhân viên sẽ có cơ hội được đề bạt lên các vị trí cao hơn, đi kèm với mức lương và chế độ phúc lợi hấp dẫn hơn.
• Tăng cường sự hài lòng và động lực trong công việc: Việc có đầy đủ kỹ năng giúp nhân viên cảm thấy tự tin, làm việc hiệu quả hơn, từ đó tăng cường động lực và sự gắn bó với công việc.
• Phát triển bản thân toàn diện: Đào tạo nội bộ không chỉ giới hạn ở kỹ năng chuyên môn mà còn bao gồm cả kỹ năng mềm và kỹ năng sống cho nhân sự.

-> Tham khảo ngay: Phương pháp tạo động lực làm việc cho nhân viên mà quản lý cần biết

5 bước xây dựng quy trình đào tạo nội bộ bài bản

Để đảm bảo hiệu quả đầu tư và tính hệ thống, việc triển khai hoạt động training nội bộ cần một quy trình đào tạo chuẩn mực. Hình thức đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp sẽ bao gồm 05 bước cụ thể như sau:

Đánh giá nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình đào tạo nội bộ là xác định chính xác nhu cầu phát triển của nhân viên và tổ chức. Bước đánh giá này được thực hiện thông qua các phương pháp như khảo sát, phỏng vấn hoặc phân tích dữ liệu chuyên sâu.

Các yếu tố cốt lõi doanh nghiệp cần xem xét bao gồm:

• Kiến thức và kỹ năng hiện tại của đội ngũ nhân viên.
• Mục tiêu kinh doanh dài hạn của doanh nghiệp.
• Những thay đổi và xu hướng mới trong môi trường kinh doanh, ngành nghề hoạt động.

Xác định mục tiêu đào tạo

Sau khi đã xác định được nhu cầu, doanh nghiệp cần tiến hành thiết lập mục tiêu đào tạo một cách rõ ràng và khả thi. Mục tiêu này nên được xây dựng dựa trên nguyên tắc SMART (cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn).

• Mục tiêu đào tạo có thể bao gồm những kết quả cụ thể như:
• Nhân viên có thể sử dụng thành thạo một phần mềm chuyên dụng (ví dụ: phần mềm CRM).
• Nhân viên đạt được khả năng giao tiếp hiệu quả với khách hàng.

Thiết kế chương trình đào tạo nội bộ doanh nghiệp

Ở bước này, doanh nghiệp cần xây dựng chi tiết chương trình đào tạo nội bộ sao cho phù hợp và bám sát mục tiêu đã xác định. Chương trình này cần bao gồm nội dung, phương pháp và hình thức đào tạo nội bộ thích hợp nhất. Trong đó, nội dung training phải tập trung vào danh sách các kỹ năng và kiến thức cần bồi dưỡng.

Các lựa chọn về phương pháp và hình thức đào tạo trong doanh nghiệp bao gồm:

• Phương pháp đào tạo: Đào tạo trực tuyến (E-learning), đào tạo trực tiếp tại lớp học, đào tạo thực hành theo tình huống hoặc đào tạo theo dự án thực tế.
• Hình thức triển khai: Khóa học, hội thảo chuyên đề (workshop) hoặc sự kiện tập huấn.

Triển khai đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp

Đây là giai đoạn thực thi kế hoạch đào tạo nội bộ đã được thiết kế. Để đảm bảo tính hiệu quả, việc triển khai cần được giám sát và đánh giá liên tục. Doanh nghiệp cần hoàn tất công tác chuẩn bị tài liệu, phương tiện và cơ sở vật chất cần thiết cho việc đào tạo, đồng thời tổ chức khóa học theo đúng lịch trình đã đặt ra.

Đo lường, đánh giá và cải tiến

Bước cuối cùng trong quy trình đào tạo nội bộ là doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá kết quả đào tạo để xác định hiệu quả tổng thể của chương trình đào tạo nội bộ. Quá trình này giúp đưa ra các đề xuất cải tiến cần thiết cho các khóa học tiếp theo.

Các hình thức đánh giá kết quả có thể được áp dụng bao gồm:

• Đánh giá sự khác biệt trước và sau đào tạo.
• Đánh giá quá trình diễn ra khóa học.
• Đánh giá tác động và kết quả cuối cùng đạt được.

Các hình thức đào tạo nội bộ phổ biến trong doanh nghiệp

Lựa chọn và đa dạng hóa hình thức đào tạo nội bộ là một quyết định chiến lược nhằm đảm bảo chương trình đào tạo nội bộ được cá nhân hóa, tiếp cận hiệu quả từng nhóm đối tượng nhân sự. Dưới đây là những hình thức training nội bộ doanh nghiệp phổ biến:

Mentoring

Mentoring là một hình thức đào tạo nội bộ dựa trên mối quan hệ cố vấn lâu dài giữa một nhân sự giàu kinh nghiệm (Mentor) và một cá nhân ít kinh nghiệm hơn (Mentee). Vai trò của Mentor là hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm thực tế và đưa ra lời khuyên chiến lược, nhằm giúp Mentee phát triển bản thân và đạt được các mục tiêu nghề nghiệp.

Trong chương trình đào tạo nội bộ doanh nghiệp, Mentoring thường được áp dụng để hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng, hoặc được sử dụng để phát triển các kỹ năng lãnh đạo, tạo cơ hội thăng tiến cho nhân sự hiện tại.

Ví dụ: Một quản lý kinh doanh có nhiều năm kinh nghiệm thực chiến sẽ kèm cặp một nhân viên kinh doanh mới, hướng dẫn chi tiết quy trình tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tư vấn sản phẩm và kỹ thuật chốt sales hiệu quả.

On the job training

On the job training (OJT) là hình thức đào tạo nội bộ tại chỗ, trong đó nhân viên được huấn luyện trực tiếp ngay tại môi trường làm việc thực tế bởi người có chuyên môn cao hoặc quản lý.

OJT đặc biệt hiệu quả trong việc đào tạo các kỹ năng thực hành, kỹ năng kỹ thuật cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Đây là phương pháp lý tưởng khi doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, công nghệ mới, ứng dụng một phần mềm quản lý (ví dụ: ERP, CRM) hoặc thay đổi kế hoạch đào tạo nội bộ và quy trình kinh doanh.

Ví dụ: Một nhân viên mới trong xưởng sản xuất sẽ được một kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm hướng dẫn sử dụng và vận hành máy móc, thiết bị với các thao tác được thực hành trực tiếp dưới sự giám sát chặt chẽ.

Coaching 1-1

Coaching 1-1 là một hình thức đào tạo nội bộ doanh nghiệp mang tính cá nhân hóa cao. Một Coach (huấn luyện viên) sẽ làm việc trực tiếp với Coachee (người được huấn luyện) nhằm phát triển các kỹ năng và năng lực cụ thể để đạt được mục tiêu cá nhân.

Khác với Mentoring (truyền kinh nghiệm), Coaching tập trung vào việc khơi gợi tiềm năng và giúp Coachee tự tìm ra giải pháp thông qua các câu hỏi và phản hồi chuyên sâu. Coaching 1-1 có thể được sử dụng để phát triển cả kỹ năng chuyên môn lẫn kỹ năng mềm như giao tiếp, lãnh đạo và giải quyết vấn đề.

Ví dụ: Một Coach sẽ làm việc với Trưởng phòng kinh doanh để giúp vị quản lý này cải thiện kỹ năng lãnh đạo tình huống, tối ưu hóa khả năng quản lý đội nhóm và đạt được mục tiêu doanh số quý đã đề ra.

Tối ưu hóa quy trình đào tạo nhân sự với MONA SkillHub

Với gần 10 năm kinh nghiệm đồng hành cùng các doanh nghiệp, từ SMEs đến các tập đoàn lớn, MONA Software đã nhận diện rõ rằng: vấn đề lớn nhất trong đào tạo nhân sự không phải là thiếu nỗ lực từ đội ngũ, mà là thiếu một nền tảng đào tạo đủ linh hoạt, đồng bộ và có khả năng đo lường hiệu quả.

Phần mềm đào tạo nội bộ MONA SkillHub không chỉ đơn thuần là một công cụ đào tạo, mà là một hệ thống toàn diện giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì một quy trình đào tạo nội bộ chuẩn hóa, từ đó tối ưu hóa năng lực của nhân viên và phát triển văn hóa học tập liên tục trong tổ chức.

Các tính năng nổi bật của phần mềm MONA SkillHub:

• Chống tua video: Đảm bảo người học không thể tua video khi xem lần đầu, giúp tối ưu quá trình tiếp thu và nâng cao hiệu quả học tập.
• Học theo lộ trình: Bắt buộc người học phải hoàn thành các khóa học theo đúng thứ tự, tự động khóa các bước nếu người học không thực hiện đúng để tránh bỏ sót kiến thức nền.
• Tùy chỉnh tỷ lệ hoàn thành: Cài đặt yêu cầu hoàn thành từ 80% đến 100% khóa học mới tính là hoàn thành bài học, đảm bảo nhân viên tiếp thu kiến thức đầy đủ.
• Giao khóa học và đặt deadline: Giúp người quản lý chỉ định khóa học cụ thể cho nhân viên, yêu cầu hoàn thành trong thời gian được xác định.
• Kiểm tra định kỳ và cấp/gia hạn chứng chỉ: Tự động tổ chức kỳ thi để kiểm tra năng lực của nhân viên và gia hạn chứng chỉ khi cần thiết, đảm bảo chất lượng công việc.
• Nhắc học tự động: Gửi thông báo đến người học về các khóa học mới, thông báo hết hạn hoặc nhắc nhở những nhân viên chưa hoàn thành khóa học.
• Chống gian lận học tập: Đảm bảo chỉ những người được cấp quyền mới có thể truy cập nội dung học, với câu hỏi ngẫu nhiên và hệ thống cảnh báo khi người học không tương tác.

Lợi ích thực tế khi triển khai phần mềm MONA SkillHub tại MONA Software:

MONA đã triển khai MONA SkillHub từ giai đoạn onboarding nhân viên mới đến các chương trình nâng cao kỹ năng chuyên môn cho các bộ phận.

Kết quả đạt được: Giữ chân được những nhân sự chủ chốt, phát triển đội ngũ với năng lực cao và xây dựng một văn hóa học tập bền vững, khuyến khích “tự học – tự cải thiện – tự lan tỏa”.

Hãy liên hệ ngay với MONA qua Hotline 1900 636 648 để nhận tư vấn chi tiết về giải pháp đào tạo nội bộ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển đội ngũ chuyên môn vững mạnh, đồng thời tối ưu hóa quy trình học tập hiệu quả.

Đào tạo nội bộ không phải là chi phí mà là một khoản đầu tư chiến lược, mang lại lợi ích kép cho cả doanh nghiệp và người lao động. Nắm vững quy trình đào tạo 5 bước sẽ giúp tổ chức của bạn xây dựng được một đội ngũ nhân sự chất lượng cao, sẵn sàng cho mọi thách thức và mục tiêu phát triển. Hy vọng những thông tin mới được MONA SkillHub chia sẻ trên đây sẽ hữu ích tới doanh nghiệp bạn.