Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Lý do cần quản lý thời gian

Brian Tracy đã từng nói: “Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mình muốn nhưng chúng ta luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất“.

Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng sắp xếp và sử dụng quỹ thời gian hiệu quả để hoàn thành công việc đúng mục tiêu. Mỗi người đều có 24 giờ như nhau, nhưng cách quản lý khác nhau sẽ tạo nên kết quả khác nhau. Biết ưu tiên việc quan trọng giúp bạn làm việc năng suất hơn và giảm áp lực mỗi ngày. Trong bài viết này, MONA SkillHub sẽ cùng bạn tìm hiểu kỹ năng quản lý thời gian là gì và vì sao nó lại quan trọng trong công việc và cuộc sống.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là quá trình sắp xếp các hoạt động và phân bổ các nhiệm vụ cần làm dựa trên thứ tự ưu tiên, đồng thời loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng, ảnh hưởng đến tiến độ, hiệu suất công việc.

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp mỗi cá nhân hoàn thành khối lượng công việc lớn hơn trong thời gian ngắn, mà không làm cơ thể bị căng thẳng hoặc mất đi năng lượng. Có thể nói, khi có kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc, nhân viên sẽ làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn để nâng cao hiệu quả công việc.

Vai trò quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Cùng một khoảng thời gian và cùng một khối lượng công việc như nhau nhưng người nào có kỹ năng quản lý thời gian tốt hơn sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Kỹ năng này giúp các cá nhân làm việc có định hướng, có kế hoạch, giảm thiểu lãng phí thời gian và đem lại các lợi ích:

Tăng năng suất làm việc

Khi chúng ta có phương pháp quản lý thời gian hiệu quả sẽ có thể dễ dàng phân loại và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng. Điều này giúp công việc được hoàn thành nhanh hơn, đạt kết quả tốt hơn mà không cần phải làm việc quá sức. Đồng thời, việc sắp xếp thời gian cho công việc hợp lý còn giúp tối ưu hóa sự tập trung và giảm thiểu sự phân tán để hoàn thành công việc.

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Kỹ năng quản lý thời gian khoa học giúp cá nhân cân bằng giữa công việc và cuộc sống hiệu quả hơn. Bằng cách lên kế hoạch và quản lý thời gian hợp lý, bạn có thể dành thêm thời gian cho gia đình, người thân yêu và các hoạt động cá nhân yêu thích,… Sự cân bằng này không chỉ giúp bạn giảm tải stress mà còn hỗ trợ cải thiện sức khỏe tinh thần, nâng cao chất lượng cuộc sống và tăng cảm hứng làm việc.

Rèn luyện kỹ năng quyết định, giảm bớt áp lực

Có phương pháp quản lý thời gian khoa học cũng là một cách hiệu quả để bạn giảm bớt áp lực từ khối lượng công việc lớn trong ngày. Khi chúng ta thiết kế lịch trình làm việc hợp lý, bạn sẽ tránh được tình trạng làm việc vội vàng hay bị áp lực vì thiếu thời gian.

Đồng thời, việc phân chia thời gian cho từng nhiệm vụ hợp lý còn giúp bạn làm việc theo từng bước và có kế hoạch, từ đó có thể dễ dàng hoàn thành tốt công việc một cách chủ động và tuân thủ deadline.

Tránh tình trạng trì hoãn

Quản lý thời gian chưa tốt là nguyên nhân chính gây ra thói quen trì hoãn ở nhiều người. Tình trạng này khiến công việc bị trì trệ và ảnh hưởng nghiêm trọng tới các hoạt động cùng những người liên quan khác. Kỹ năng quản lý thời gian tốt, có mục tiêu thực tế và kế hoạch rõ ràng sẽ là bàn đạp cho mỗi cá nhân tiến xa hơn trong học tập và công việc.

Đặc biệt, kỹ năng quản trị thời gian cũng góp phần giúp khắc phục tình trạng trì hoãn công việc để không ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch đã đề ra.

Hạn chế hình thành các thói quen xấu

Bên cạnh những lợi ích trên, kỹ năng quản lý thời gian cũng giúp mỗi cá nhân tránh bị áp đặt bởi các nhiệm vụ chồng chéo, dễ bị xao nhãng và mất tập trung trong công việc. Việc chủ động lên kế hoạch, làm việc rõ ràng và sắp xếp thời gian hợp lý sẽ giúp chúng ta hạn chế lãng phí thời gian và kiểm soát được các thói quen xấu như trì hoãn, chậm deadline hoặc làm việc gấp gáp vào cuối ngày.

5 Kỹ năng cần có khi quản lý thời gian là gì?

Để thực hiện phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, chúng ta cần rèn luyện và kết hợp nhuần nhuyễn 05 kỹ năng cốt lõi sau đây:

Xác định mục tiêu

Thiết lập mục tiêu là kỹ năng nền tảng và quan trọng nhất vì nó giúp chúng ta có được một hướng đi rõ ràng để “khao khát hướng tới”. Khi có mục tiêu cụ thể, bạn sẽ dễ dàng ước tính thời gian cần để hoàn thành các công việc liên quan và lên kế hoạch phù hợp cho quỹ thời gian của mình.

Lên kế hoạch, công việc cần làm

Dù phương pháp làm việc “Đa nhiệm” (Multi-Task) ngày càng được ưa chuộng, nhưng việc xây dựng một kế hoạch cụ thể vẫn là điều cần thiết hơn để phân bổ nguồn lực và thời gian hợp lý.

Khi chúng ta liệt kê các đầu mục công việc cần thực hiện, quá trình triển khai sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Thiết kế bảng kế hoạch công việc rõ ràng cũng giúp bạn kiểm tra xem mình có đang đi đúng lộ trình không? Đồng thời, giảm thiểu công việc không cần thiết và tổ chức công việc một cách khoa học để tối đa hóa năng suất.

Tập trung, tránh xa những yếu tố xao nhãng

Một trong những cách hiệu quả để tiết kiệm thời gian là tập trung hoàn toàn vào công việc đang làm. Bạn hãy cố gắng dồn toàn bộ sức lực và tâm trí cho nhiệm vụ đó trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này không chỉ giúp bạn đạt được hiệu suất cao mà còn tiết kiệm được rất nhiều thời gian để làm những công việc quan trọng khác.

Đồng thời, bạn cũng cần chủ động tránh xa những yếu tố “đánh cắp” thời gian như mạng xã hội, tin tức hay những cuộc trò chuyện vô bổ làm bạn xao nhãng, gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng và hiệu suất công việc.

Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên

Sau khi đã liệt kê ra các đầu mục công việc cần làm, chúng ta cần rà soát lại để kiểm tra xem công việc nào cần được ưu tiên và công việc nào có thể trì hoãn. Việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian cho những việc khẩn cấp.

Ngoài ra, kỹ năng này cũng đảm bảo bạn không bỏ sót những nhiệm vụ khác và có thể hoàn thành chúng đúng thời hạn.

Tổng kết công việc hoàn thành

Tổng kết lại toàn bộ công việc vào cuối ngày giúp bạn rà soát lại những việc đã làm được và chưa làm được. Qua đó, chúng ta có thể nhìn nhận lại xem khoảng thời gian đã tiêu tốn cho việc đó có đạt hiệu quả tối ưu hay không. Nhờ vậy, bạn có thể rút kinh nghiệm, điều chỉnh lại quỹ thời gian hoặc phương pháp quản lý thời gian cho ngày hôm sau để đặt được hiệu quả cao hơn.

Kinh nghiệm cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian là một quá trình liên tục và cần sự kỷ luật. Bạn có thể tham khảo và áp dụng ngay những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà MONA SkillHub  chia sẻ dưới đây để cảm nhận được sự thay đổi rõ rệt:

Chia nhỏ các nhiệm vụ

Chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp là một phương pháp quản lý thời gian rất hiệu quả. Khi thực hiện chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành từng bước, từng giai đoạn sẽ giúp bạn dễ kiểm soát và cảm thấy ít áp lực hơn. Đồng thời, bạn cũng dễ dàng ước tính được thời gian cần để hoàn thành từng mục công việc, đánh giá độ ưu tiên, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ chính xác.

Thiết kế/sắp xếp không gian làm việc khoa học

Môi trường làm việc ảnh hưởng rất lớn đến mức độ tập trung của bạn. Do đó, hãy sắp xếp không gian làm việc thật khoa học và thoải mái. Một căn phòng bày bừa hoặc tài liệu xếp chồng chất sẽ khiến bạn bận tâm và khó tập trung cho nhiệm vụ chính. Vì vậy, trước khi bắt đầu làm việc, bạn nên dành ít phút để sắp xếp, dọn dẹp lại căn phòng thật gọn gàng, tạo không gian phấn chấn và có động lực để làm việc hơn.

Học cách ghi chú mọi công việc chi tiết

Học cách ghi chú mọi công việc thật chi tiết và rõ ràng là cách quản lý thời gian hiệu quả, giúp bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào trong ngày dù là những việc nhỏ nhất. Khi chúng ta ghi chú lại, bạn cũng sẽ có động lực hoàn thành nhiệm vụ hơn và tránh trễ deadline. Không chỉ vậy, việc làm này còn cho phép bạn “giải phóng đầu óc” để tập trung hoàn toàn vào thực hiện và hoàn thành các nhiệm vụ.

Tận dụng các công cụ hỗ trợ quản lý công việc

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cuối cùng và cũng là phương pháp hiện đại nhất là tận dụng các công cụ hỗ trợ quản lý công việc thông minh. Nhờ vào các tính năng hữu ích như lên lịch, đặt mục tiêu, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ,… các phần mềm quản lý giúp mỗi cá nhân dễ dàng quản lý công việc, tránh bỏ quên các nhiệm vụ nhỏ khác và tăng năng suất làm việc lên tối đa.

Phần mềm quản lý công việc MONA được phát triển bởi MONA Software, là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp kiểm soát thời gian, tiến độ và hiệu quả làm việc của toàn bộ đội ngũ trong một hệ thống thống nhất.

Nền tảng được thiết kế hướng đến hiệu quả vận hành thực tế, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi công việc, nhân viên chủ động hơn trong thực thi, và toàn doanh nghiệp vận hành minh bạch, có kế hoạch.

Các tính năng nổi bật của phần mềm hỗ trợ quản lý công việc MONA:

• Quản lý công việc, dự án linh hoạt theo nhóm, phòng ban hoặc toàn công ty
• Tự động nhắc việc và theo dõi tiến độ thời gian thực
• Đánh giá hiệu suất, KPI rõ ràng và minh bạch
• Tích hợp liền mạch với hệ sinh thái phần mềm của MONA
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp cho cả đội ngũ kỹ thuật và vận hành
• Hệ thống bảo mật cao, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu doanh nghiệp

Hiện nay, phần mềm quản lý công việc MONA đang là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước nhờ khả năng tối ưu quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất. Liên hệ hotline 1900 636 648 để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm giải pháp quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp của bạn.

Hiểu và rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian chính là cách giúp bạn làm chủ công việc và cuộc sống. Dù ai cũng có 24 giờ mỗi ngày, người biết sắp xếp và ưu tiên việc quan trọng sẽ luôn tạo ra kết quả khác biệt. Hy vọng những chia sẻ từ MONA SkillHub sẽ giúp bạn áp dụng hiệu quả kỹ năng này để nâng cao hiệu suất và giảm áp lực trong hành trình phát triển của mình.