Quy định về chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp 2025

Chi phí đào tạo nhân viên là khoản đầu tư chiến lược để nâng cao năng lực đội ngũ. Nhưng nếu không nắm rõ quy định pháp luật, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro khi nhân sự nghỉ việc sớm hoặc bị cơ quan thuế truy xét. Bài viết này của MONA SkillHub sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quyền – nghĩa vụ hai bên và cách hạch toán chi phí đào tạo nhân sự đúng luật, minh bạch, hợp lệ.

Chi phí đào tạo nhân viên là gì?

Chi phí đào tạo nhân viên là toàn bộ khoản chi mà doanh nghiệp bỏ ra để tổ chức, triển khai và duy trì các hoạt động đào tạo nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ cho người lao động.

Theo Khoản 3, Điều 62 Bộ Luật Lao động 2019, chi phí đào tạo nhân sự bao gồm:

• Thù lao trả cho giảng viên hoặc người trực tiếp đào tạo.
• Tài liệu học tập, chi phí trường lớp, máy móc, thiết bị, vật liệu phục vụ thực hành.
• Các khoản chi phí hỗ trợ khác cho nhân sự tham gia đào tạo.
• Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong thời gian người lao động đi học.

Nếu người lao động được cử đi đào tạo ở nước ngoài, phí đào tạo nhân viên còn bao gồm cả chi phí đi lại và sinh hoạt trong suốt quá trình học tập.

-> Tìm hiểu thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Chi tiết theo Thông tư 13

Quy định về chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp

Đầu tư cho chi phí đào tạo nhân sự là việc làm thiết yếu, nhưng để khoản chi này hợp lệ và đáp ứng các quy chuẩn về thuế, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về chi phí đào tạo nhân viên theo pháp luật Việt Nam ban hành. Cụ thể:

Chi phí đào tạo nhân sự có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Câu trả lời là CÓ. Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), chi phí đào tạo nhân viên sẽ được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh và được trừ khi tính thuế TNDN, với điều kiện:

• Có hợp đồng, chứng từ thanh toán hợp pháp về chi phí đào tạo cho nhân sự tham gia đào tạo.
• Chi phí đào tạo nhân viên phải được ghi nhận đầy đủ, chính xác về thời gian, chủng loại, số lượng và giá trị.
• Nội dung đào tạo phù hợp quy định pháp luật về đào tạo nghề, lao động, bảo vệ môi trường…
• Chi phí đào tạo không bị ghi nhận trùng lặp trong kế toán.
• Khoản chi trả phải dành cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện kinh doanh hoặc giấy phép đào tạo theo quy định pháp luật.

Chi phí đào tạo có được khấu trừ thuế GTGT không?

Câu trả lời là CÓ. Chi phí đào tạo có thể được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện chung về khấu trừ thuế GTGT theo quy định tại Luật thuế GTGT và Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Các điều kiện chủ chốt bao gồm:

• Có hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khi nhập khẩu dịch vụ.
• Nếu trong cùng một ngày, tổng giá trị hàng hóa/dịch vụ trên 20 triệu đồng, điều kiện khấu trừ chỉ được áp dụng khi có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Khi mua hàng hóa, dịch vụ có giá từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán qua ngân hàng).

*Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu có giá trị từng lần dưới 20 triệu đồng hoặc mua hàng hóa, dịch vụ trong nước theo hóa đơn từng lần dưới 20 triệu đồng (đã bao gồm thuế GTGT) thì vẫn được khấu trừ thuế dù thanh toán bằng tiền mặt.

Chi phí đào tạo có tính thuế TNCN không?

Câu trả lời là KHÔNG. Căn cứ vào Điểm đ, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, các khoản chi phí đào tạo nhằm nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Tuy nhiên, tùy vào từng trường hợp cụ thể và theo quy định thuế hiện hành, chi phí đào tạo nhân viên có thể được đưa vào khấu trừ thuế TNDN hoặc thuế GTGT nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.

Khi nào người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo?

Việc doanh nghiệp đầu tư vào chi phí đào tạo nhân sự là để đảm bảo nhân viên có đủ năng lực phục vụ cho công việc và cam kết gắn bó lâu dài. Tuy nhiên, nếu người lao động vi phạm cam kết hoặc quy định, họ sẽ phải thực hiện nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo.

Trường hợp người lao động không cần bồi thường chi phí đào tạo

Dưới đây là những trường hợp người lao động được miễn hoàn trả chi phí đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp (Theo Điều 62, Bộ luật Lao động 2019):

• Khi người lao động tham gia khóa đào tạo theo mục tiêu cá nhân và có sự đồng thuận từ doanh nghiệp.
• Khi doanh nghiệp có sự thay đổi vị trí hoặc công việc trong nội bộ mà người lao động không đồng ý tiếp tục vì lý do sức khỏe hoặc sở thích cá nhân.
• Khi doanh nghiệp sáp nhập, chia tách, giải thể, chuyển nhượng hoặc tái cơ cấu dẫn đến thay đổi chủ sở hữu.
• Khi chương trình đào tạo được tổ chức nhằm mục đích an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường hoặc bảo vệ sức khỏe của người lao động.
• Khi người lao động phải dừng việc học nghề hoặc chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do sức khỏe (ví dụ: NLĐ là phụ nữ mang thai), vì sở thích,… có nằm trong kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp.

Trường hợp người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo

Trong những trường hợp sau, người lao động có trách nhiệm bồi thường khoản chi phí đào tạo nhân viên cho doanh nghiệp đã chi trả:

• Người lao động tự ý đơn phương chấm dứt hợp đồng trong thời gian đang tham gia đào tạo (căn cứ vào Điều 40, Bộ luật Lao động 2019).
• Doanh nghiệp và người lao động đã có thỏa thuận rõ ràng về trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo nhân viên trong hợp đồng đào tạo trước đó.
• Cán bộ, công – viên chức được cử đi học nhưng tự ý bỏ dở, không tham gia đầy đủ quá trình đào tạo.
• Cán bộ, công chức, viên chức sau khi hoàn thành khóa học và nhận văn bằng/chứng chỉ nhưng lại đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trước khi phục vụ đủ thời gian cam kết làm việc tại cơ quan/doanh nghiệp.

Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định một số ngoại lệ, tức là người lao động sẽ không phải bồi thường chi phí đào tạo nhân sự trong các trường hợp sau:

• Người lao động là phụ nữ mang thai buộc phải chấm dứt học nghề hoặc hợp đồng lao động theo xác nhận của cơ sở y tế có thẩm quyền vì việc tiếp tục có thể gây ảnh hưởng đến thai nhi.
• Doanh nghiệp không ký kết hợp đồng lao động với người lao động sau khi hoàn thành chương trình đào tạo.
• Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp, tuân thủ đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Cách tính chi phí đào tạo nhân viên

Theo quy định hiện hành, mức bồi thường chi phí đào tạo nhân viên cho doanh nghiệp được xác định theo công thức:

S = F/T1 x (T1 – T2)

Trong đó:

• S: Số tiền người lao động phải bồi thường.
• F: Tổng chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi trả cho một người lao động khi tham gia đào tạo.
• T1: Thời gian làm việc mà người lao động cam kết sau khi hoàn thành khóa đào tạo (tính theo tháng làm tròn).
• T2: Thời gian thực tế người lao động đã làm việc sau đào tạo (tính theo tháng làm tròn).

Công thức này giúp đảm bảo tính công bằng, người lao động chỉ phải bồi thường phần chi phí đào tạo tương ứng với khoảng thời gian cam kết còn thiếu, thay vì toàn bộ khoản phí.

Tối ưu chi phí đào tạo nhân viên cho doanh nghiệp với MONA SkillHub

Sau gần một thập kỷ triển khai hệ thống cho nhiều doanh nghiệp ở nhiều quy mô khác nhau, MONA Software nhận ra rằng chi phí đào tạo nhân viên nếu không được quản lý đúng cách sẽ dễ trở thành gánh nặng thay vì mang lại giá trị.

MONA SkillHub được phát triển để doanh nghiệp vừa kiểm soát ngân sách đào tạo, vừa tạo ra một nền tảng học tập xuyên suốt, gắn kết với chiến lược phát triển nhân sự dài hạn.

Điểm nổi bật của phần mềm đào tạo nội bộ MONA SkillHub:

• Video học tập được bảo mật và quản lý chặt chẽ, hạn chế việc học đối phó.
• Lộ trình đào tạo được thiết lập theo từng cấp độ, đảm bảo kiến thức nền tảng không bị bỏ sót.
• Doanh nghiệp có thể quy định tỷ lệ hoàn thành trước khi công nhận kết quả học.
• Quản lý giao khóa học, theo dõi hạn hoàn thành, và nhắc nhở nhân viên tự động.
• Kỳ thi định kỳ, cấp và gia hạn chứng chỉ giúp duy trì chuẩn năng lực.
• Hệ thống chống gian lận học tập, tăng tính minh bạch và công bằng.

Thực tế áp dụng tại MONA

Khi ứng dụng SkillHub trong quá trình hội nhập và đào tạo nhân sự, MONA không chỉ tối ưu về chi phí đào tạo mà còn thu được các lợi ích:

• Giữ vững đội ngũ nhân sự nòng cốt.
• Nâng cao chuyên môn cho từng bộ phận.
• Xây dựng văn hóa tự học – tự phát triển – tự chia sẻ trong toàn công ty.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng muốn biến đào tạo thành khoản đầu tư hiệu quả, hãy liên hệ Hotline 1900 636 648 để được tư vấn và trải nghiệm thực tế với MONA SkillHub.

Qua bài viết trên, MONA SkillHub hy vọng doanh nghiệp đã nắm được các quy định về chi phí đào tạo nhân viên để đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn. Khi mỗi bên đều hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, những rủi ro, tranh chấp có thể được hạn chế tối đa. Đây cũng là nền tảng để xây dựng quan hệ lao động ổn định và lâu dài.

-> Tham khảo thêm các bài viết liên quan: 

• Quản lý nhân sự là gì? Các giải pháp quản lý hiệu quả
• Top 5 mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp phổ biến nhất
• Lợi ích của Elearning cho doanh nghiệp trong thời đại 4.0