Quản trị là gì? Bản chất và chức năng của quản trị doanh nghiệp

Quản trị là gì? Đây là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững. Quản trị không chỉ dừng ở việc điều hành công việc hằng ngày mà còn bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát, nhằm bảo đảm mọi nguồn lực được khai thác tối ưu để đạt mục tiêu chung. Chi tiết về khái niệm quản trị cũng như các chức năng của nó sẽ được MONA SkillHub giải đáp ở bài viết dưới đây.

Quản trị là gì?

Quản trị là gì? Về cơ bản, quản trị là một khái niệm đa diện mà cho đến nay, giới chuyên môn vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất tuyệt đối. Để có cái nhìn tổng quan, doanh nghiệp có thể tham khảo quan điểm của một số chuyên gia hàng đầu:

• PGS.TS. Văn Tất Thu: Quản trị là sự tác động có chủ đích lên đối tượng quản trị thông qua các hoạt động cốt lõi như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra, nhằm sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt mục tiêu đề ra.
• Harold Koontz và Cyril O’Donnell: Quản trị là việc thiết lập và duy trì một môi trường để các cá nhân có thể làm việc và phối hợp hiệu quả với nhau.
• James Stoner và Stephen Robbins: Quản trị là một tiến trình gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động của các thành viên với mục đích khai thác các nguồn lực để đạt được mục tiêu chung.

Có thể thấy, quản trị không đơn thuần là việc tuân thủ quy trình, mà là sự kết hợp giữa nghệ thuật và khoa học trong việc ra quyết định, tận dụng hiệu quả nguồn lực để đạt mục tiêu. Mỗi quyết định trong quản trị không chỉ dựa trên dữ liệu mà còn gắn với yếu tố con người, văn hóa và sự biến động của thị trường.

Bản chất của quản trị

Bản chất của quản trị là tìm ra phương thức tối ưu nhất để giúp mọi người trong tổ chức thực hiện công việc sao cho đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Quản trị cần đáp ứng đủ các điều kiện cơ bản như dưới đây:

• Sự tham gia của nhiều chủ thể: Cần có ít nhất 2 – 3 người trở lên, vì quản trị cốt lõi là mối quan hệ “chỉ huy” và “tuân theo”.
• Làm việc theo nhóm: Do khối lượng công việc lớn, việc tổ chức đội nhóm để phối hợp hoàn thành mục tiêu chung là yêu cầu tất yếu.
• Vai trò lãnh đạo và giám sát: Phải có một cá nhân giữ vai trò chỉ huy, định hướng và duy trì hoạt động, đồng thời phải giám sát để đảm bảo kế hoạch diễn ra suôn sẻ.
• Xác định mục tiêu: Quản trị cần đề ra mục tiêu rõ ràng cho từng cấp độ, đóng vai trò là kim chỉ nam thực tế cho mọi hành động của tổ chức.
• Xác định nguồn lực: Quản trị phải liên quan đến việc khai thác và vận dụng tối ưu các nguồn lực sẵn có, bao gồm nhân lực, tài lực, vật lực và dữ liệu.

Vai trò của quản trị doanh nghiệp

Một hệ thống quản trị hiệu quả giúp tổ chức vận hành ổn định và phát triển lâu dài, trong khi quản trị kém có thể dẫn đến khủng hoảng, thậm chí là phá sản. Theo đó, vai trò của quản trị doanh nghiệp thường thể hiện thông qua:

Vai trò đại diện

Quản trị đại diện cho tổ chức, có trách nhiệm thực hiện các chức năng thiết yếu để đảm bảo hoạt động hiệu quả. Cá nhân hay tập thể đảm nhận công việc quản trị chính là người quyết định trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của toàn bộ đơn vị. Một tổ chức sở hữu hệ thống quản trị tốt thì kết quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh sẽ cao hơn.

Vai trò lãnh đạo

Vai trò của quản trị còn là định hướng và tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, giúp tập thể phối hợp nhịp nhàng để đạt mục tiêu chung. Đồng thời, quản trị còn đóng vai trò giám sát, điều hành và kiểm soát các phòng ban theo quy trình, kết hợp tận dụng nguồn lực với chi phí tối ưu.

Vai trò giao tiếp, kết nối

Vậy vai trò giao tiếp, kết nối trong quản trị là gì? Một trong những vai trò then chốt của quản trị là kết nối và liên lạc. Quản trị hoạt động như một “cầu nối” liên kết các thành viên thông qua các hoạt động.

Vai trò ra quyết định

Quản trị giữ vai trò trung tâm, mọi quyết sách của doanh nghiệp, đặc biệt là các vấn đề quan trọng, đều phải được thông qua và phê duyệt bởi bộ phận quản trị. Quá trình này không chỉ đảm bảo tính đồng nhất và liên tục trong mọi hoạt động, mà còn tối ưu hóa việc sử dụng và phân bổ nguồn lực một cách chiến lược.

Vai trò giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề được xem là bản chất cốt lõi của công việc quản trị. Nhà quản trị cần thực hiện các hoạt động khắc phục và đưa ra giải pháp khi kế hoạch thực tế không diễn ra như mong đợi.

Bên cạnh đó, quản trị còn đóng vai trò như một cơ chế đàm phán và hòa giải. Khi có xung đột nảy sinh giữa các thành viên, người quản trị sẽ can thiệp để tìm ra tiếng nói chung, giải quyết các bất đồng và duy trì sự ổn định trong tổ chức.

Chức năng của quản trị

Chức năng của quản trị là tập hợp những hoạt động cơ bản mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng phải thực hiện, nhằm định hướng và hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu chung. Bốn chức năng cốt lõi bao gồm Hoạch định (Planning), Tổ chức (Organizing), Lãnh đạo (Leading) và Kiểm soát (Controlling).

Chức năng hoạch định – Planning

Hoạch định là chức năng đầu tiên của quản trị, giúp nhà quản trị xây dựng chiến lược để đạt mục tiêu. Hoạt động hoạch định gồm có:

• Đánh giá thực trạng, nguồn lực rồi xác định mục tiêu và phương hướng.
• Đề xuất các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong thời gian nhất định.
• Chức năng hoạch định giúp vạch ra các lịch trình cụ thể để hành động.
• Đưa ra các kế hoạch kiểm soát và quản trị rủi ro để phát triển doanh nghiệp.

Chức năng tổ chức – Organizing

Tổ chức trong chức năng của quản trị yêu cầu phân bổ nguồn lực hợp lý, tạo môi trường làm việc hài hòa và sắp xếp nhân sự, tài chính một cách tối ưu. Cụ thể như sau:

• Lập ra cơ cấu và sơ đồ cho tổ chức.
• Thiết lập nhiệm vụ và thẩm quyền của các bộ phận trong tổ chức.
• Xây dựng tiêu chuẩn và KPI cụ thể cho mỗi bộ phận, công việc để tiến hành đánh giá.

Chức năng kiểm soát – Controlling

Chức năng kiểm soát liên quan đến việc theo dõi và đo lường hiệu quả công việc, từ đó đảm bảo mọi hoạt động đều được thực hiện theo đúng kế hoạch dự kiến. Chức năng này được thực hiện với các hoạt động như sau:

• Xác định rõ các vấn đề và lên lịch trình để kiểm tra và đảm bảo mọi hoạt động đều được thực hiện theo đúng kế hoạch.
• Đánh giá kết quả và đưa ra những hành động kịp thời, đúng kế hoạch để ngăn chặn tổn thất.

Chức năng lãnh đạo – Leading

Chức năng lãnh đạo đòi hỏi nhà quản trị không chỉ có kỹ năng chuyên môn mà còn cần khả năng giao tiếp, truyền cảm hứng và tương tác hiệu quả với nhân viên. Khi chức năng lãnh đạo được thực hiện tốt, việc hoạch định và tổ chức mới phát huy tối đa hiệu quả.

Các hoạt động trong chức năng lãnh đạo gồm:

• Công việc quản trị gồm đào tạo, giao việc cho nhân viên và chỉ huy công việc.
• Các kỹ năng của nhà quản trị gồm lắng nghe, động viên, giải quyết mâu thuẫn và đánh giá nhân sự.
• Thiết lập và duy trì mối quan hệ bền chặt giữa nhân viên và quản trị, giữa quản trị và các doanh nghiệp bên ngoài.

Phân biệt quản trị và quản lý

Khi tìm hiểu quản trị là gì, nhiều người thường dễ nhầm lẫn với khái niệm quản lý. Thực tế, quản trị hướng đến việc hoạch định chiến lược và đưa ra những quyết định quan trọng cho tổ chức, trong khi quản lý chủ yếu tập trung vào việc triển khai và giám sát quá trình thực hiện các kế hoạch đó để đạt mục tiêu chung.

Nhìn chung, các kỹ năng của nhà quản trị tập trung vào việc định hình chiến lược và dẫn dắt tổ chức hướng đến thành công dài hạn. Ngược lại, quản lý chủ yếu tập trung vào thực thi nhiệm vụ hàng ngày và giải quyết các vấn đề vận hành cụ thể.

Ví dụ: Cùng hướng đến mục tiêu tăng trưởng nhưng vai trò và mối quan tâm của cấp quản trị và cấp quản lý sẽ có sự khác nhau:

• Ở cấp quản trị: Tổng Giám đốc (CEO) là người dựa trên các báo cáo về thị trường và nguồn lực nội bộ để đề ra chiến lược kinh doanh toàn diện (nên mở rộng thị trường nào, phân khúc sản phẩm nào). Mối quan tâm của họ thường là về hiệu suất chung của từng phòng kinh doanh, số lượng khách hàng mới và báo cáo doanh số định kỳ.
• Ở cấp quản lý: Trưởng phòng kinh doanh là người trực tiếp giám sát, đánh giá công việc hằng ngày của nhân viên như doanh số, số lượng cuộc gọi, cuộc hẹn với khách hàng,…

Việc hiểu rõ quản trị là gì, nắm vững vai trò và các chức năng cốt lõi sẽ giúp doanh nghiệp định hình chiến lược, tối ưu nguồn lực và phát triển bền vững. Một hệ thống quản trị hiệu quả không chỉ đảm bảo sự vận hành ổn định mà còn tạo nền tảng vững chắc cho tăng trưởng dài hạn.

-> Khám phá các bài viết hữu ích:

• Lãnh đạo và quản lý: Tìm hiểu điểm khác biệt và giống nhau
• Top phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu hiện nay
• Tham khảo các cách quản lý nhân sự hiệu quả cho nhà quản trị