Kế hoạch nhân sự là gì? 5 bước lập kế hoạch nhân lực cho doanh nghiệp

Thiếu người đúng lúc, tuyển sai vị trí – tất cả bắt nguồn từ việc thiếu một kế hoạch nhân sự rõ ràng. Trong môi trường kinh doanh biến động, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng kế hoạch nhân sự ngay từ đầu, thay vì xử lý tình huống khi đã quá muộn. Ở bài viết dưới đây, MONA SkillHub sẽ bật mí 5 bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả, giúp doanh nghiệp sẵn sàng cho mọi giai đoạn phát triển.

Kế hoạch nhân sự là gì?

Kế hoạch nhân sự là một chiến lược tổng thể giúp doanh nghiệp chủ động cân đối nhu cầu nhân lực với mục tiêu phát triển. Thay vì tuyển dụng và quản lý theo tình huống phát sinh, kế hoạch này cho phép tổ chức chuẩn bị sẵn sàng về số lượng, chất lượng và kỹ năng của đội ngũ để đáp ứng từng giai đoạn kinh doanh.

Một kế hoạch nhân sự hiệu quả cần thể hiện rõ vai trò từng vị trí, năng lực cần có, kỹ năng cần phát triển, lộ trình kế nhiệm, ngân sách dự kiến và định hướng phát triển nguồn lực gắn liền với chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.

Vai trò của việc lập kế hoạch nhân sự với doanh nghiệp

Lập kế hoạch nhân sự là một bước chiến lược giúp doanh nghiệp phân tích tình hình hiện tại và chuẩn bị cho những thay đổi cần thiết để đạt mục tiêu kinh doanh. Một số lợi ích cụ thể bao gồm:

Dự báo nhu cầu về nguồn nhân lực

Thông qua kế hoạch hóa nguồn nhân lực, doanh nghiệp có thể xác định số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết cho từng giai đoạn phát triển. Điều này giúp công ty chủ động trong tuyển dụng, tránh tình trạng thiếu hụt nhân viên hoặc dư thừa lao động.

Tối ưu chi phí nhân sự

Một bản kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong doanh nghiệp rõ ràng cho phép ước tính ngân sách cho tuyển dụng, đào tạo và phát triển. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn phân bổ nguồn lực hợp lý, tối ưu hiệu quả đầu tư vào con người.

-> Đừng bỏ lỡ: Cập nhật chi phí đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp, mới nhất 2025

Giữ chân nhân sự giỏi

Kế hoạch nhân sự là nền tảng giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài. Thông qua việc đánh giá năng lực hiện tại và lên lộ trình đào tạo phù hợp, doanh nghiệp giúp nhân viên phát triển đúng hướng. Đồng thời, dựa vào dữ liệu từ kế hoạch nhân sự, nhà quản lý cũng dễ dàng phân bổ nhân sự vào vị trí phù hợp, tạo điều kiện để họ phát huy năng lực, phát triển sự nghiệp và gắn bó lâu dài với tổ chức.

Giảm thiểu rủi ro

Việc lập kế hoạch nhân sự cũng giúp doanh nghiệp luôn chủ động trước các tình huống như nhân viên nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc biến động lao động. Khi có sẵn phương án dự phòng, hoạt động kinh doanh sẽ không bị gián đoạn, qua đó giảm thiểu rủi ro về nhân sự trong giai đoạn quan trọng.

Tăng năng suất hiệu quả

Trong quá trình xây dựng kế hoạch nhân sự, doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá hiệu suất và đặt ra mục tiêu rõ ràng cho từng cá nhân, bộ phận. Điều này giúp tối ưu năng suất, cải thiện chất lượng công việc và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, gắn kết.

Lập kế hoạch kế nhiệm

Lập kế hoạch kế nhiệm là một phần không thể thiếu trong chiến lược nhân sự, giúp doanh nghiệp chủ động xác định và phát triển đội ngũ nhân sự kế cận cho các vị trí quản lý, lãnh đạo. Việc này không chỉ đảm bảo tính liên tục trong vận hành mà còn duy trì sự ổn định khi doanh nghiệp có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức hoặc nhân sự cấp cao.

-> Tham khảo thêm: Phân biệt điểm khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý trong doanh nghiệp

Nội dung cần có của mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty

Để xây dựng một kế hoạch nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ cần nhìn vào thực trạng nhân sự hiện tại mà còn phải gắn chặt với mục tiêu kinh doanh. Một mẫu kế hoạch nhân sự bài bản thường bao gồm các yếu tố sau:

Dữ liệu đầu vào

Dữ liệu đầu vào là nền tảng để lập kế hoạch nhân sự, vì vậy doanh nghiệp cần chú trọng phân tích:

• Tình hình nhân sự hiện tại: Số lượng, cơ cấu nhân sự, kinh nghiệm, trình độ của nhân viên,…
• Mục tiêu kinh doanh: Đây là căn cứ để chủ doanh nghiệp xác định nhu cầu nhân lực trong từng giai đoạn.
• Thị trường lao động: Mục đích của việc này là để nắm bắt xu hướng cung – cầu của thị trường để có chiến lược tuyển dụng hợp lý.
• Chi phí nhân sự hiện tại: Bao gồm lương, thưởng hiệu suất, phúc lợi, BHXH, chi phí đào tạo, tuyển dụng…

Kế hoạch nhân sự định biên

Kế hoạch nhân sự định biên giúp xác định rõ số lượng và cơ cấu nhân viên cần thiết cho từng phòng ban, vị trí. Dựa trên dữ liệu đầu vào, bộ phận nhân sự sẽ tính toán nhu cầu ngắn hạn và dài hạn, từ đó hỗ trợ quá trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong công ty một cách khoa học, hiệu quả.

Bản dự trù chi phí nhân sự

Bản dự trù chi phí nhân sự bao gồm toàn bộ các khoản liên quan đến lương, thưởng, phúc lợi, đào tạo và chi phí tuyển dụng. Nhờ dự trù ngân sách mà doanh nghiệp chủ động về tài chính, đảm bảo khả năng duy trì, phát triển đội ngũ trong dài hạn.

Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Một bản kế hoạch tuyển dụng chi tiết không chỉ hỗ trợ kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong doanh nghiệp mà còn giúp nâng cao chất lượng đội ngũ, thu hút đúng người – đúng việc. Kế hoạch này nêu rõ:

• Số lượng nhân sự cần bổ sung.
• Thời điểm và vị trí cần tuyển.
• Kênh tuyển dụng sẽ triển khai.
• Nguồn lực và chi phí liên quan.

Kế hoạch hành động

Sau khi xác định định biên, chi phí và tuyển dụng, doanh nghiệp cần có kế hoạch hành động rõ ràng để triển khai. Kế hoạch này bao gồm các bước thực hiện cụ thể, thời gian, người phụ trách và tiêu chí đánh giá kết quả.

5 bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả

Một kế hoạch bài bản sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc phát triển nguồn lực, đáp ứng mục tiêu kinh doanh và duy trì lợi thế cạnh tranh. Lập kế hoạch nhân sự không hề đơn giản, đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ theo quy trình các bước như sau:

Bước 1: Thiết lập mục tiêu

Mục tiêu chính là kim chỉ nam cho toàn bộ hoạt động nhân sự, nên phải gắn chặt với chiến lược phát triển tổng thể của doanh nghiệp.

Ví dụ: Nếu công ty đặt mục tiêu mở rộng sang thị trường Nhật Bản trong 2 năm tới, thì kế hoạch nhân sự cần tập trung vào:

• Tuyển dụng nhân sự có khả năng ngoại ngữ và hiểu biết văn hóa quốc tế.
• Đào tạo đội ngũ hiện tại để đáp ứng các yêu cầu mới về kỹ năng và kinh nghiệm.

Một kế hoạch nhân sự được coi là thành công khi tất cả hành động đều xuất phát từ mục tiêu chung, tạo sự thống nhất và định hướng rõ ràng cho cả tổ chức.

Bước 2: Phân tích chất lượng nguồn nhân lực hiện tại

Trước khi hoạch định, doanh nghiệp cần có cái nhìn toàn diện về nguồn nhân lực đang có. Các yếu tố mà bạn có thể xem xét là số lượng nhân viên, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, thâm niên, tình trạng sức khỏe và mức độ gắn bó với công việc.

Việc phân tích kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp nhận diện được điểm mạnh để phát huy, đồng thời phát hiện những hạn chế cần khắc phục. Đây là cơ sở quan trọng để đưa ra giải pháp phù hợp trong kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

Bước 3: Dự đoán mức nhân sự tối ưu

Sau khi phân tích hiện trạng, doanh nghiệp cần dự báo số lượng và chất lượng nhân sự cho từng giai đoạn. Việc này nên dựa trên dữ liệu doanh thu, tốc độ tăng trưởng, kế hoạch mở rộng, đồng thời tính đến tỷ lệ nghỉ việc, xu hướng công nghệ và nhu cầu kỹ năng. Đây là bước then chốt giúp doanh nghiệp có đúng người, đúng lúc và đúng số lượng.

Bước 4: Xây dựng kế hoạch triển khai

Khi đã có dự báo nhu cầu, doanh nghiệp cần lập kế hoạch nhân sự cụ thể để triển khai. Bản kế hoạch này phải xác định rõ:

• Mục tiêu cần đạt và lộ trình thực hiện.
• Các hoạt động trọng tâm như: tuyển dụng, đào tạo, phát triển năng lực, quản lý hiệu suất, kế hoạch kế nhiệm.
• Người chịu trách nhiệm cho từng hạng mục.
• Thời gian thực hiện và nguồn lực cần thiết.

Bước 5: Đánh giá kế hoạch đào tạo nhân sự

Để đảm bảo kế hoạch nhân sự đi đúng hướng, doanh nghiệp cũng cần thường xuyên theo dõi và đánh giá. Quá trình này giúp chủ doanh nghiệp nắm được thực trạng tại công ty như năng suất lao động, tỷ lệ nghỉ việc, chất lượng nhân sự sau đào tạo,… từ đó có những điều chỉnh cần thiết.

Báo cáo đánh giá cần tổng hợp rõ ràng: mục tiêu đã đề ra, kết quả đạt được, khó khăn gặp phải và đề xuất điều chỉnh. Đây là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong công ty, giúp tổ chức rút kinh nghiệm và tối ưu cho các chu kỳ lập kế hoạch nhân sự tiếp theo.

Tuy nhiên, một bản kế hoạch nhân sự chỉ thực sự hiệu quả khi đi kèm với lộ trình đào tạo phù hợp, giúp đội ngũ không ngừng nâng cao năng lực để đáp ứng yêu cầu công việc trong từng giai đoạn.

Lập kế hoạch nhân sự là một khoản đầu tư chiến lược cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tập trung xây dựng đội ngũ nhân sự không chỉ đảm bảo nguồn lực vững chắc, mà còn nâng cao hiệu suất làm việc, gia tăng sự hài lòng của nhân viên và củng cố năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Hãy bắt tay vào xây dựng bản kế hoạch hóa nguồn nhân lực ngay hôm nay để đón đầu mọi cơ hội và vượt qua thách thức.

-> Tìm hiểu thêm các bài viết hữu ích:

• Các tiêu chí đánh giá nhân viên mà doanh nghiệp cần biết
• Top phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay
• Khám phá các nội dung đào tạo doanh nghiệp phổ biến nhất