Giao việc cho nhân viên: Nguyên tắc và 5 bước giao việc hiệu quả

Theo khảo sát của Gallup, các nhà quản lý biết giao việc đúng cách có thể giúp doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu tới 33%.

Giao việc cho nhân viên không đơn thuần là phân chia đầu việc. Đó là kỹ năng quản trị cốt lõi, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của nhân viên và sự phát triển dài hạn của tổ chức. Vậy làm sao để giao việc cho nhân viên một cách bài bản, chuyên nghiệp và có thể đo lường hiệu quả? MONA SkillHub sẽ cùng bạn tìm hiểu các nguyên tắc và quy trình giao việc hiệu quả trong bài viết sau.

Giao việc cho nhân viên là gì?

Giao việc cho nhân viên là quá trình nhà quản lý phân tách một công việc lớn thành các nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với năng lực và thế mạnh của từng cá nhân. Đây là cách phân bổ nguồn lực hợp lý, giúp đảm bảo tiến độ, chất lượng và tối ưu hiệu suất toàn đội ngũ.

Việc chuyển giao đầu việc cho cấp dưới còn giúp quản lý có thêm thời gian tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược, mang lại giá trị cao hơn và nhân viên có quyền chủ động trong công việc hơn. Dù giao việc qua phần mềm, email hay trực tiếp, điều quan trọng là rõ ràng, minh bạch và công bằng để nhân viên chủ động, quản lý an tâm.

Lợi ích của kỹ năng giao việc đúng người

Với quy trình giao việc cho nhân viên tiêu chuẩn, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hiệu suất làm việc mà còn tạo điều kiện để nhân sự phát triển, gắn bó và chủ động hơn trong công việc. Dưới đây là những lợi ích rõ rệt mà kỹ năng giao việc hiệu quả mang lại cho tổ chức:

Giao việc cho nhân viên giúp nâng cao hiệu suất công việc

Khi nhiệm vụ được phân công phù hợp với năng lực và thế mạnh của từng nhân viên, công việc được xử lý nhanh hơn, chính xác hơn. Việc bố trí đúng người đúng việc cũng giúp hạn chế sai sót, tối ưu nguồn lực và tạo ra giá trị cao hơn trong cùng một khoảng thời gian. Đây là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và cải thiện lợi thế cạnh tranh.

Giảm tải công việc cho quản lý

Kế hoạch giao việc bài bản giúp nhà quản lý không phải ôm đồm tất cả nhiệm vụ, từ đó giải phóng đáng kể khối lượng công việc hằng ngày. Nhờ có sự hỗ trợ từ đội ngũ, họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho hoạt động hoạch định chiến lược, quản trị rủi ro hay phát triển mối quan hệ đối tác.

Thúc đẩy sự phát triển của nhân sự

Với cách giao việc cho nhân viên hiệu quả, mỗi cá nhân được thử thách trong phạm vi phù hợp với năng lực, đồng thời có cơ hội rèn luyện và nâng cao kỹ năng. Nếu nhân sự hoàn thành nhiệm vụ và nhận được sự công nhận từ quản lý, họ sẽ tự tin hơn và sẵn sàng đón nhận các mục tiêu lớn hơn trong tương lai.

Tạo sự tổ chức và sắp xếp công việc

Một trong những giá trị nổi bật trong cách giao việc cho nhân viên là hình thành sự sắp xếp khoa học trong toàn bộ quy trình làm việc. Khi nhiệm vụ được phân bổ rõ ràng, từng cá nhân dễ dàng nhận biết ưu tiên, mối liên kết giữa các phần việc và tiến độ cần đạt. Nhờ đó, nhóm có thể phối hợp nhịp nhàng, duy trì tính kỷ luật và hoàn thành mục tiêu với kế hoạch rõ ràng, hạn chế tối đa tình trạng chồng chéo hay bỏ sót.

Nâng cao sự đoàn kết trong tập thể

Khi nhiệm vụ được phân công minh bạch, mỗi thành viên hiểu rõ trách nhiệm của mình và vai trò trong mục tiêu chung. Điều này tạo cảm giác công bằng, thúc đẩy tinh thần phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau. Đồng thời, giúp phân bổ khối lượng công việc hợp lý, tránh tình trạng quá tải cho một vài cá nhân và đảm bảo mọi người đều có đóng góp cụ thể trong tập thể.

5 bước giao việc cho nhân viên hiệu quả, bài bản

Để xây dựng đội ngũ làm việc chuyên nghiệp, nhà quản lý cần nắm các bước giao việc cho nhân viên chuyên nghiệp, bài bản nhằm bảo đảm công việc được triển khai đúng hướng, đúng người và đạt kết quả tốt nhất.

Bước 1: Xác định công việc cụ thể cần giao

Trước khi giao việc, nhà quản lý cần dành thời gian phân tích và làm rõ chính xác công việc nào cần được thực hiện, thay vì giao chung chung hoặc cảm tính.

Để làm tốt bước này, hãy trả lời ba nhóm câu hỏi quan trọng:

• Xác định rõ mục tiêu cần đạt, các đầu việc cụ thể, tiêu chí đánh giá kết quả. Việc càng được làm rõ từ đầu, khả năng hoàn thành đúng kỳ vọng càng cao.
• Liệt kê các phần việc có thể ủy quyền, tách bạch rõ ràng giữa nhiệm vụ của người quản lý và các đầu việc phù hợp để phân công cho cấp dưới.
• Phân loại công việc theo độ quan trọng – khẩn cấp, đồng thời xác định kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để chọn đúng người phù hợp.

Bước 2: Lựa chọn nhân viên phù hợp

Người quản lý cần cân nhắc tới trình độ chuyên môn, kỹ năng mềm, kinh nghiệm và thái độ làm việc để chọn lựa nhân sự đảm nhiệm nhiệm vụ phù hợp. Đồng thời, thời gian hoàn thành nhiệm vụ cũng cần được tính toán để tránh ảnh hưởng đến các công việc khác.

Bước 3: Giao việc cho nhân viên

Mặc dù có nhiều hình thức giao việc cho nhân viên khác nhau nhưng trao đổi trực tiếp luôn là lựa chọn tốt nhất. Hình thức này giúp nhân sự nắm vững mục tiêu, phạm vi và yêu cầu công việc của nhiệm vụ cần hoàn thành.

Đừng quên lắng nghe và giải đáp các thắc mắc cho nhân sự, tránh giao việc từ “một phía”. Các nhà quản lý cũng nên nói về quyền hạn và trách nhiệm cá nhân để nhân viên tự chủ hoàn thành tốt công việc hơn.

Bước 4: Theo dõi tiến độ

Theo dõi tiến độ giúp nhà quản lý phát hiện sớm các vấn đề và rủi ro để có phương án điều chỉnh hoặc hỗ trợ kịp thời. Việc nắm bắt về tiến độ công việc có thể tiến hành qua:

• Các buổi trao đổi trực tiếp tạo cơ hội để nhân viên chia sẻ khó khăn và yêu cầu hỗ trợ, giúp tiến trình công việc duy trì ổn định.
• Sử dụng các công cụ theo dõi tiến độ công việc chuyên nghiệp như Trello, Asana hay Google Tasks để theo dõi tiến độ từ xa.

Bước 5: Đánh giá kết quả

Quá trình đánh giá giúp đo lường hiệu quả hoàn thành công việc và định hướng cải thiện cho nhân viên. Cụ thể, các yếu tố cần đánh giá:

• Xem xét mức độ hoàn thành nhiệm vụ so với tiêu chuẩn đã đề ra.
• Phân tích những khó khăn và rào cản gặp phải trong quá trình thực hiện.
• Ghi nhận nỗ lực, động viên tinh thần và khuyến khích sáng tạo.
• Đánh giá phương pháp giao việc để cải thiện hiệu quả cho các nhiệm vụ tiếp theo.

5 nguyên tắc giao việc cho nhân viên cấp dưới

Cách giao việc cho nhân sự hiệu quả cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc quan trọng dưới đây:

Giao việc phù hợp với năng lực nhân sự

Trong tất cả các nguyên tắc giao việc, giao đúng năng lực là yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định hiệu quả cuối cùng.  Để làm được điều này, nhà quản lý cần nắm rõ điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên.

Khi công việc phù hợp với năng lực, nhân sự sẽ tự tin, ít áp lực và có đủ khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất mà còn tạo điều kiện để họ phát huy tối đa giá trị cá nhân.

Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể

Khi nhiệm vụ được phân chia rõ ràng, từng thành viên sẽ hiểu rõ trách nhiệm của mình, biết mình cần làm gì và làm đến đâu. Điều này giúp tránh mâu thuẫn, tị nạnh trong nhóm, đồng thời đảm bảo không có đầu việc nào bị bỏ sót.

Trong nguyên tắc này, việc đặt deadline cụ thể cho từng đầu việc là bắt buộc. Đây không chỉ là cách kiểm soát tiến độ, mà còn là bước quan trọng để xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp – bài bản – kỷ luật trong tổ chức.

Kiểm tra, giám sát và cập nhật tiến độ thường xuyên

Nhà quản lý nên gặp gỡ và trao đổi với nhân viên định kỳ để nắm rõ tiến độ công việc và giải quyết sớm các khó khăn. Quá trình theo dõi và nhắc nhở nhẹ nhàng giúp nhân viên giữ đúng hướng, chủ động hoàn thành nhiệm vụ. Cách làm này giúp duy trì hiệu quả công việc, đồng thời tạo môi trường thuận lợi để nhân viên phát huy năng lực tối đa.

Xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên

Môi trường làm việc thân thiện và hỗ trợ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe. Khi tin tưởng quản lý, họ chủ động hoàn thành nhiệm vụ và mạnh dạn chia sẻ ý tưởng, đồng thời tham gia dự án mới. Nguyên tắc giao việc cho nhân viên gắn với sự tin tưởng và hỗ trợ này giúp nâng cao động lực, gắn kết và hiệu suất làm việc của cả nhóm.

Điều chỉnh và rút kinh nghiệm

Sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ, quản lý nên trao đổi trực tiếp với nhân viên để cùng nhìn lại kết quả, phân tích điểm chưa đạt, xác định nguyên nhân và đề xuất hướng cải thiện cho lần sau.

Với những công việc hoàn thành tốt, cần có lời khen và ghi nhận kịp thời để khích lệ tinh thần. Việc phản hồi hai chiều như vậy không chỉ giúp nhân sự tiến bộ mà còn giúp nhà quản lý giao việc ngày càng hiệu quả, sát với năng lực và thực tế công việc hơn.

Sai lầm thường gặp khi giao việc cho nhân viên

Ở vai trò quản lý, việc dẫn dắt đội ngũ đòi hỏi không chỉ chuyên môn mà còn là kỹ năng phân công công việc một cách khoa học. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều quản lý vẫn mắc sai lầm trong quá trình giao việc, dẫn đến hiệu suất chung bị ảnh hưởng đáng kể. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc:

• Ôm hết công việc: Nhiều quản lý vì thiếu niềm tin hoặc muốn kiểm soát chặt chẽ nên tự làm mọi việc. Hậu quả là họ bị quá tải, không còn thời gian cho các nhiệm vụ chiến lược. Đồng thời, nhân viên cũng mất cơ hội rèn luyện, phát triển kỹ năng do không được giao việc phù hợp.
• Chỉ giao việc cho nhân viên lâu năm: Việc này hạn chế khả năng được trải nghiệm, sáng tạo của nhân viên mới, đồng thời tạo sự phụ thuộc quá mức vào những nhân sự cũ.
• Thiếu kỹ năng giao việc hiệu quả: Nhiều nhà quản lý chưa biết cách giao việc hiệu quả, không xác định rõ mục tiêu, trách nhiệm và quyền hạn của nhân sự, khiến nhân viên không hiểu rõ nhiệm vụ và hoàn thành chậm trễ.
• Thiếu theo dõi tiến độ: Việc thiếu theo dõi và kiểm soát tiến độ có thể dẫn đến nhiệm vụ hoàn thành chậm trễ, lãng phí tài nguyên.
• Không hiểu rõ năng lực nhân viên: Nhà quản lý thiếu kỹ năng quan sát, hiểu được điểm mạnh của nhân sự có thể phân công công việc không hợp lý và tạo áp lực cho nhân viên.
• Chính sách công ty hạn chế quyền tự chủ: Một số doanh nghiệp có chính sách, quy trình không phù hợp với việc giao việc hiệu quả, như việc nhân sự cần phải xin phép cấp trên trước khi thực hiện công việc nào. Điều này khiến nhân viên bị bó buộc, thiếu sự chủ động và cơ hội sáng tạo.

Thực tế cho thấy nhiều quản lý giao việc nhưng không kèm theo hệ thống hỗ trợ học tập, khiến nhân viên lúng túng, xử lý theo cảm tính, hoặc làm sai mà không rõ sai ở đâu. Lúc này, phần mềm đào tạo nội bộ đóng vai trò là cầu nối giữa mục tiêu công việc và năng lực thực tế của nhân sự.

Có thể khẳng định, giao việc cho nhân viên không chỉ là phân chia công việc mà là nghệ thuật định hướng, trao quyền và tạo trách nhiệm. Khi áp dụng đúng nguyên tắc và quy trình, doanh nghiệp sẽ xây dựng được đội ngũ chủ động, phối hợp nhịp nhàng và đạt hiệu suất cao hơn trong mọi dự án. Hy vọng những thông tin mà MONA SkillHub chia sẻ sẽ hữu ích với doanh nghiệp bạn.

-> Đọc thêm các bài viết hữu ích:

• Đào tạo inhouse là gì? Vai trò quan trọng của inhouse training trong doanh nghiệp
• Top phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp
• Top 5 mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp phổ biến nhất